ورکشاپ حل مسئله چیست ؟ در کارگاه حل مسئله چه کار می کنیم؟

کارگاه حل مسئله یا همان ورکشاپ حل مسئله چیست ؟ ما در کارگاه حل مسئله چه کار می کنیم؟

ساده ترین پاسخ به سوال ورکشاپ حل مسئله چیست ؟ این شاید باشد که ورکشاپ یا همان کارگاه حل مسئله، یک برنامه آموزشی عملی و اجرایی است. افرادی که در ورکشاپ حضور دارند درباره حل مسئله فقط مطالب را نمی شنوند بلکه یاد می گیرند یک مسئله واقعی را به صورت نظام مند و سازمان یافته بررسی کنند و برای آن به راه حل برسند. در بسیاری سازمانها، افراد هر روز با مسئله های مختلفی مواجه می شوند. این مسئله ها فهرست گسترده ای از تأخیر و دوباره کاری گرفته تا خطای انسانی، شکایت مشتری، خرابی تجهیزات، مشکلات فرآیندهای کسب و کار و اختلاف بین واحدها را شامل می شوند. دریافت دانش حل مسئله الزاما به آن معنا نیست که افراد توانایی حل این مسئله ها را به صورت روش مند پیدا می کنند. آنها بایستی مهارت و توانایی نظام مند حل مسئله را کسب کنند. آن چه هدف ورکشاپ حل مسئله می باشد این است که فاصله و شکاف بین دانش حل مسئله و مهارت حل مسئله را تا جایی که امکان دارد کم کند.

برگردیم به سوال مندرج در تیتر مطلب و این که در یک ورکشاپ حل مسئله چه کار می کنیم؟

به طور معمول ورکشاپ حل مسئله با طرح یک مسئله واقعی شرکت و سازمانی شروع می شود که در آن ورکشاپ برگزار می گردد. این مسئله معمولا با هماهنگی واحد آموزش شرکت از قبل مشخص می شود یا اگر مدیران و کارکنان از واحدهای مختلفی در ورکشاپ حضور یافته اند در تمرین مربوط به شناسایی و تشخیص مسئله، مسئله مد نظر هر واحد تعیین می شود.

نفراتی که در کارگاه حاضر شده اند موارد زیر را یاد می گیرند.

• مسئله اصلی و واقعی را دقیق و شفاف تعریف کنند.

• بین مسئله، نشانه / علامت ها / عوارض و علت تفاوت بگذارند و تمایز قایل شوند.

• داده ها، اطلاعات و سوابق لازم را گرد آورده و معنای مربوط به مسئله را تحلیل و استخراج نمایند.

• علت های احتمالی و علت های اصلی و ریشه ای را تشخیص داده و شناسایی کنند.

• ابزارها و تکنیک های مناسب برای تحلیل را انتخاب کرده و از آنها استفاده کنند.

• راه حل های متعدد و مختلف ایجاد نمایند یعنی برای یک مسئله بیشتر از یک راه حل مطرح کنند.

• راه حل های طراحی شده را با معیارهای مشخصی مقایسه کرده و راه حل مناسب تر را انتخاب کنند.

• برای اجرای راه حل انتخاب شده، طرح اقدام تدوین نمایند.

• و در نهایت بررسی کنند که آیا راه حل واقعا مسئله را حل کرده و مشکل را برطرف کرده یا خیر؟

بنابراین، ورکشاپ صرفا مجموعه ای از تکنیک ها مانند پنج چرا، شش کلاه تفکر، ایشی کاوا یا نمودار دانکر نیست بلکه تلاش می کند نگاه و فرآیند حل مسئله را در ذهن و رفتار و فعالیت های روتین و معمول افراد شکل دهد.

ورکشاپ حل مسئله شامل چه قسمت ها و اجرایی میشود

یک کارگاه خوب معمولا ترکیبی از چند بخش مختلف است که شامل آموزش کوتاه و کاربردی مفاهیم و اصول مورد نیاز، تمرین ها و کار گروهی و چند قسمت دیگر است که در زیر به صورت فهرست وار و خلاصه به آنها اشاره می کنم.

آموزش کوتاه و کاربردی : مفاهیم و اصول مورد نیاز به صورت ساده، مفهوم و کوتاه ارائه می شود.

تمرین و کار گروهی : شرکت کنندگان در ورکشاپ، مفاهیم را روی مسئله های مشخصی به کار می گیرند.

حل یک مسئله واقعی : به جای این که فقط درباره ابزارها صحبت شود، یک مسئله از ابتدا تا انتها بررسی و حل می شود.

بحث و بازخورد : نحوه فکر کردن، تحلیل نمودن، ارزیابی و تصمیم گیری افراد و یا گروه ها مورد بحث و بررسی قرار می گیرد و نکته ها و اشتباه ها و خطاهای احتمالی و نحوه اصلاح و بهبود آن ها را توضیح می دهم.

ورکشاپ حل مسئله چیست در کارگاه حل مسائل سازمانی چه کار میکنیم

تدوین خروجی : در صورت طراحی مناسب کارگاه، در پایان میتوان به خروجیهایی مانند تعریف دقیق مسئله، تحلیل علت ریشه ای، راه حل منتخب و طرح اقدام رسید.

مزیت های کارگاه حل مسئله برای سازمان

بهترین مزیت ورکشاپ حل مسئله شاید این باشد که حل مسئله را از مفهوم تئوریک و دانش نظری به یک توانمندی عملی و مهارت اجرایی تبدیل می‌کند. اگر کارگاه حل مسئله در تناسب با مسئله های واقعی سازمان طراحی شود میتواند به سازمان کمک کند تا نتیجه های مطلوبی را به دست آورد.

برخی از این مزیت ها را در ادامه فهرست می کنم. با اجرای درست و مناسب کارگاه حل مسئله، سازمان (مدیران و کارکنان) می تواند . .

• مسئله ها را دقیق تر تعریف کند.
• به جای برخورد با نشانه ها، بیشتر به سراغ علت ها برود.
• تصمیمهای حل مسئله را منطقی تر و بیشتر مبتنی بر واقعیت و فکت اتخاذ کند.
• وابستگی به راه حل های تجربی که بلافاصله مطرح می شوند را کاهش دهد.
• مشارکت افراد در حل مسائل را افزایش دهد.
• و از تکرار برخی مسائل جلوگیری کند.

البته این نکته را مد نظر داشته باشید و احتمالا موافق هم هستید که یک کارگاه به تنهایی سازمان و مدیران و کارکنانش را مسئله حل کن قهار نمی کند. اثربخشی واقعی زمانی ایجاد می شود که آموزش با فرآیند، مسئولیت ها، ابزارها و ساز و کارهای حل مسئله در سازمان همراه شود.

چه کسانی می توانند (بهتر است یا توصیه می شود) در ورکشاپ شرکت کنند؟

کارگاه های حل مسئله به صورت خاص و کارگاه های آموزشی به صورت عام، فقط برای مدیران یا واحدهای خاص نیست. مدیران، سرپرستان، کارشناسان و اعضای تیمهای کاری که در سازمان با مسئله های روزمره مواجه می باشند میتوانند از آن استفاده کنند. حتی می‌توان و باید که ورکشاپ را متناسب با صنعت و مسائل همان سازمان طراحی کرد. شرکتی که تولیدی و صنعتی است یا خدماتی می باشد یا سازمان دولتی و . . . باید نیروهای شان در ورکشاپ با مسئله های مربوط به فرآیندهای کسب و کار خود دست و پنجه نرم کنند.

دو سه نکته آخر

تفاوت ورکشاپ با دوره آموزش حل مسئله شاید در مهمترین جنبه اش آن باشد که در یک دوره آموزشی حل مسئله معمولا تمرکز بیشتری بر آموزش منظم مفاهیم، رویکردها و تکنیک های حل مسئله وجود دارد اما در ورکشاپ، سهم تمرین، کار گروهی و حل یک مسئله واقعی بیشتر است. به همین دلیل، ورکشاپ میتواند مکمل دوره آموزشی باشد یا حتی برای سازمانی که میخواهد توانایی حل مسئله کارکنان خود را در عرصه اجرا و عمل محک بزند و ارزیابی کند، به عنوان یک برنامه مستقل اجرا شود.

در انتها بایستی بگویم که هدف ورکشاپ حل مسئله این نیست که افراد فقط چند تکنیک جدید یاد بگیرند. منظور، مقصد و هدف این است که وقتی با یک مسئله واقعی مواجه می شوند، بدانند از کجا شروع کنند، چه گونه فکر کنند، چه اطلاعاتی جمع کنند، چگونه علت را پیدا کنند و چگونه به یک راه حل قابل اجرا برسند.