فرآیند بهبود – روش اجرایی شناسایی فرصت ها، اجراء و اثربخشی پروژه های بهبود

فرآیند بهبود (روش اجرایی بهبود و بهره وری)

۱-  هدف

ایجاد و بسط فرهنگ بهبود پیوسته (فرآیند بهبود مداوم / مستمر) از طریق ایجاد سیستمی برای شناسایی، تعریف، اجراء و كنترل فرصت های بهبود

 

۲- دامنه

تمامی فرآیندهای سیستم مدیریت، عملیات تولید و ارائه خدمات و همه محصولات تحت پوشش این روش اجرایی قرار دارند.

 

۳-  مسئولیت

• مسئولیت کلی این روش اجرایی به عهده مدیر سیستم ها (مدیر کیفیت / مدیر برنامه ریزی) می باشد.
• مدیر کیفیت به عنوان دبیر تیم بهبود پیوسته معرفی می شود.
• در صورت لزوم بر حسب دستور جلسه و به تشخیص دبیر تیم بهبود مداوم از سایر مدیران و مسئولان واحدهای سازمان نیز برای شركت در جلسات دعوت می شود.

 

۴-  تعریف

۴-۱- تیم بهبود پیوسته CIT ( Continuous Improvement Team ) :

مدیر تضمین كیفیت، نماینده مدیریت، مدیر كنترل كیفیت، مدیرتولید، مدیر مهندسی، مدیر نگهداری تعمیرات و مدیر برنامه ریزی می باشد.

 

۴-۲-  بهبود پیوسته (از استاندارد ایزو ۹۰۰۰ – بند ۲-۹)

هدف‌ از بهبود مداوم در یك‌ سیستم‌ مدیریت‌ كیفیت‌ افزایش‌ احتمال‌ دست‌یابی‌ به‌ رضایت‌ بیشتر مشتریان‌ و سایر طرف های‌ ذی نفع‌ می‌باشد. اقدامات‌ برای‌ بهبود شامل‌ موارد زیر است‌ :

الف‌ – تحلیل‌ و ارزیابی‌ وضعیت‌ موجود جهت‌ شناسایی‌ زمینه هایی‌ كه‌ به‌ بهبود نیاز دارند

ب‌ – تعیین‌ اهداف‌ برای‌ بهبود

ج‌ – جستجوی‌ راه حل‌های‌ ممكن‌ جهت‌ دست یابی‌ به‌ اهداف‌

د – ارزیابی‌ این‌ راه‌ حل ها و انتخاب‌ از میان‌ آن ها

ه – به‌ كارگیری‌ راه‌ حل‌ انتخاب‌ شده‌

و – اندازه‌گیری‌، تصدیق‌، تحلیل‌ و ارزیابی‌ نتایج‌ حاصل‌ از به كارگیری‌ به‌ منظور تعیین‌ اینكه‌ اهداف‌ برآورده‌ شده‌اند یا نه‌ و

ز – رسمیت‌ بخشیدن‌ به‌ تغییرات‌

درصورت‌ لزوم‌ برای‌ مشخص‌ كردن‌ فرصت های‌ بیشتر برای‌ بهبود، نتایج‌ بازنگری‌ می‌شوند. بدین‌ ترتیب‌ بهبود، یك‌ فعالیت‌ پیوسته و مداوم است‌. بازخور از مشتریان‌ و سایر طرف های ذی نفع‌، ممیزی‌ها و بازنگری‌ سیستم‌ مدیریت‌ كیفیت‌ را نیز می توان‌ برای‌ شناسایی‌ فرصت های‌ بهبود مورد استفاده‌ قرار داد.

 

۴-۳-  بهبود كیفیت‌  Quality Improvement  (از استاندارد ایزو ۹۰۰۰ – بند ۳-۲-۱۲)

بخشی‌ از  مدیریت‌ كیفیت‌ كه‌ بر افزایش‌ توانایی‌ جهت‌ برآورده‌ كردن‌  الزامات‌ و یا خواسته‌های مربوط‌ به‌ كیفیت‌ تمركز دارد.

 

۴-۴-  بهبود مداوم Continual Improvement  (از استاندارد ایزو ۹۰۰۰ – بند ۳-۲-۱۳)

فعالیتی‌ كه‌ به منظور افزایش‌ توانایی‌ برآورده‌ كردن الزامات‌ و یا خواسته‌ها به‌ صورت‌ پی‌ در پی‌ انجام‌ می‌گیرد.

یادآوری‌- فرآیند تعیین ‌اهداف‌ و یافتن‌ فرصت هایی ‌برای‌ بهبود، فرآیندی مستمر ‌است‌ كه ‌از طریق ‌استفاده از یافته های‌ ممیزی‌، نتایج‌ ممیزی‌، تحلیل‌داده ها، بازنگری های‌ مدیریت یا سایر طرق‌ انجام‌ می‌گیرد و معمولا منجر به اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه می‌گردد.

 

۵-  روش

تیم بهبود مداوم، هر سه ماه یك بار تشكیل جلسه می دهد. البته با نظر نماینده مدیریت دوره آن قابل تغییر می باشد. مثلا می توان دوره برگزاری جلسه ها را ماهیانه قرار داد.

دبیرجلسه موظف است كه موارد مطرح شده در جلسه های پیشین را مطرح كرده تا در جلسه جاری پیگیری شود.

 

۵-۱- شناسایی و تعریف فرصت های بهبود

۵-۱-۱- تیم بهبود و بهره وری با استفاده از نمودارها و اطلاعات گزارش های مدیریتی، بررسی روند داده های سطح شركت، طرح تجاری شركت و اهداف بهبود كیفیت، نظرات و انتقادات ارائه شده در نظام پیشنهادها شركت و نظرات مسئولین واحدها، فرصت های بهبود را شناسایی می نماید. مطلب ” از چه راه هایی و چگونه فرصت های بهبود را در سازمان و کسب و کار خود شناسایی کنیم؟ ” را ببینید

 

۵-۱-۲- تیم بهبود با توجه به اولویت های اهداف بهبود كیفیت، سطح رضایت مشتریان، کاهش هزینه ها، بهبود راندمان تولید و طبقه بندی فرصت های بهبود، فرصت ها را در جلسه مطرح و با توجه به موارد مطرح شده و امكانات كارخانه، تعداد مناسبی از پیشنهادها را به عنوان پروژه های بهبود انتخاب می كند.

توصیه : برای ارزیابی فرصت های فرآیند بهبود می توان از جدول زیر، پروژه های بهبود را ارزیابی و انتخاب نمود.

 

ردیف	پارامترهای ارزیابی فرصت های فرآیند بهبود	كم                                         زیاد
۱	چه قدر مسئله تحت كنترل سازمان است؟	۱	۲	۳	۴	۵
۲	حل آن چه میزان منابع لازم دارد؟	۵	۴	۳	۲	۱
۳	منافع آن چه میزان است؟	۱	۲	۳	۴	۵
۴	اهمیت مسئله چه قدر است؟	۱	۲	۳	۴	۵
۵	سختی حل مسئله چه قدر است؟ (از لحاظ دانش سازمان)	۵	۴	۳	۲	۱

 

۵-۱-۳- برای هر پروژه باید هدف آن كاملا واضح، تعریف شده و حتی المقدور شاخصی برای سنجش پیشرفت و اثربخشی پروژه مشخص شود.

۵-۱-۴- تیم بهبود مداوم باید مسئول اجرای پروژه و درصورت نیاز تیم همكار را معرفی نماید.

۵-۱-۵- تیم بهبود مداوم مهلت ارائه طرح پیشنهادی توسط تیم مجری را تعیین می نماید.

۵-۱-۶- تیم مجری حل مسئله، راه حل های ممكن برای دست یابی به هدف پروژه را تعیین می كند و در صورت وجود بیش از یك راه حل، آنها را بررسی و اولویت بندی می كند و از بین آنها راه حل مناسب را انتخاب می كند.

توصیه : برای ارزیابی و انتخاب راه حل بهینه می توان از معیارهای جدول زیر استفاده نمود.

 

ردیف	پارامترهای ارزیابی	كم                                           زیاد
۱	منابع مصرفی جهت اجرای راه حل	۵	۴	۳	۲	۱
۲	میزان صرفه جویی یا سود و منافع حاصل	۱	۲	۳	۴	۵
۳	نرخ بازگشت سرمایه	۵	۴	۳	۲	۱
۴	میزان كنترل بر اجرای راه حل	۱	۲	۳	۴	۵
۵	میزان ارتباط راه حل با مسئله	۱	۲	۳	۴	۵
۶	قابل پذیرش بودن از نظر تیم	۱	۲	۳	۴	۵

 

 

۵-۱-۷- تیم مجری پروژه برنامه زمانبندی دقیق، برآورد منابع، روش انجام پروژه و آموزش های مورد نیاز را طی فرم شناسنامه پروژه بهبود تعیین نموده و همراه فرم انتخاب راه حل بهینه جهت بررسی به دبیر تیم بهبود مستمر ارجاع می دهد.

۵-۱-۸- برنامه ریزی و کنترل پروژه های بهبود، مطابق رویه اجرایی مدیریت پروژه های درون سازمانی انجام می شود.

۵-۱-۹- دبیر تیم بهبود از طریق طرح در جلسه یا مشورت با اعضای تیم (در صورت لزوم) بررسی های اولیه را انجام داده و در صورت موافقت آن را جهت اخذ تصویب به مدیر عامل ارجاع می دهد.

۵-۱-۱۰- مدیرعامل ضمن بررسی مدارك دریافتی در صورت موافقت با اجرای راه حل، شناسنامه پروژه بهبود را امضاء نموده و جهت اجرا به دبیر تیم بهبود و بهره وری ابلاغ می كند.

۵-۱-۱۱- پس از تصویب طرح پروژه مدیران واحدهایی كه در تیم عضویت دارند (یا افرادی از واحد آنها كه عضو تیم هستند) موظف به همكاری در زمینه های تامین منابع ، همكاری و . . . با مسئول پروژه می باشند.

۵-۲- اجرای پروژه های بهبود و بهره وری

۵-۲-۱- پس از تصویب طرح پروژه، شناسنامه پروژه بهبود از طرف دبیر تیم بهبود به مسئول تیم مجری ابلاغ می گردد.

۵-۲-۲- مسئول تیم مجری موظف است كه در اولین فرصت با تیم اجرائی تشكیل جلسه داده و با توجه به طرح مصوب برای اجرای پروژه اقدام نماید. در مورد پروژه های با زمانبری بیشتر از سه ماه، استفاده از روش كنترل پروژه پیشنهاد می شود.

۵-۲-۳- مسئول تیم مجری، روش ها و فنون لازم برای اجرای پروژه را با همكاری تیم اجرایی تعیین می نماید. در صورتی كه نیاز به برگزاری دوره های آموزشی در زمینه های مرتبط باشد از طریق مسئول آموزش، پیگیری و اجرا می شود.

۵-۲-۴- در صورتی كه طبق طرح مصوب، نیاز به حضور متخصصین یا مشاورانی در زمینه های فنون مورد نیاز یا اجرای پروژه باشد مسئول تیم مجری موظف به هماهنگی و دعوت از مشاوران می باشد.

۵-۲-۵- تیم اجرایی وظیفه دارد در دوره های تعریف شده توسط تیم بهبود و بهره وری گزارش عملكرد و پیشرفت پروژه خود را به دبیر تیم بهبود ارائه نماید.

۵-۲-۶- دبیر تیم بهبود و بهره وری ضمن بررسی گزارش ها و ارائه بازخورد به مدیرعامل، نظرات تیم را منعكس می كند و در صورتی كه در هر مقطع از اجرای پروژه مشخص شود پروژه فاقد اثربخشی بوده یا اجرای آن منافع كافی ندارد با نظر مدیرعامل اجرای پروژه متوقف شده یا روش های اجراء تصحیح می شوند.

یادآوری : در صورتی كه به هر دلیلی تغییراتی از طرف مسئول تیم مجری یا تیم بهبود و بهره وری در طرح مصوب اعمال گردد دبیر باید مجددا طرح را با تغییرات اعمال شده به تایید مدیر عامل برساند.

 

۵-۳- نتایج پروژه های بهبود

۵-۳-۱- پس از اتمام پروژه، تیم اجرایی وظیفه دارد كه نتایج را ثبت كرده و شاخص تعریف شده را محاسبه و به دبیر تیم بهبود گزارش نماید.

۵-۳-۲- تیم بهبود مداوم وظیفه دارد كه با بررسی نتایج و گزارش ها و مقایسه با هدف تعریف شده میزان اثربخشی پروژه اجرا شده را محاسبه نماید.

۵-۳-۳- درصورت عدم تحقق اهداف تعریف شده، تیم بهبود با حضور مسئول تیم اجرایی، علل را بررسی كرده و در صورت نیاز اقدام تكمیلی لازم را تعریف می نماید.

۵-۳-۴- خلاصه ای از نتایج كلی اجرای پروژه های بهبود توسط مدیر سیستم ها یا مدیر کیفیت در جلسات بازنگری مدیریت به مدیر عامل گزارش می گردد.

 

۵-۴- پایش فرآیند بهبود و بهره وری

۵-۴-۱- واحد تضمین كیفیت جهت پایش پروژه های بهبود پس از تصویب اجرای پروژه و تخصیص شماره پروژه متناسب با برنامه زمان‌بندی و اطلاعات شناسنامه پروژه، برگه پیگیری پروژه های بهبود را تكمیل می نماید.

۵-۴-۲- پایش پروژه با محاسبه شاخص های اثربخشی و کارایی انجام می شود، شاخص های زیر پیشنهاد می شوند.

 

شاخص های اثربخشی فرآیند بهبود

• میانگین درصد تحقق اهداف پروژه های بهبود (میزان تغییر و بهبود شاخص مرتبط مانند درصد ضایعات یا دوباره کاری محصول)
• تعداد سرانه پیشنهادها و پروژه های بهبود (تعداد پروژه های بهبود ارائه شده به تعداد کارکنان سازمان)
• درصد پیشرفت پروژه های بهبود مطابق گانت چارت پروژه

 

شاخص های کارایی فرآیند بهبود

• نسبت هزینه ها و سرمایه گذاری های پروژه های بهبود به منافع مالی (سود و درآمد اضافه شده یا کاهش هزینه های تحقق یافته طی یک دوره یک ساله)
• میانگین مدت زمان طرح ریزی، اجرا و سنجش اثربخشی پروژه های بهبود
• میانگین نرخ بازگشت سرمایه پروژه های بهبود

 

۶ – مراجع

• استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 9000  ، مبانی و واژگان
• سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
• سیستم مدیریت کیفیت خودروسازی
• استاندارد بین المللی مدیریت برای موفقیت پایدار سازمان، رویکرد مدیریت کیفیت ISO 9004
• روش اجرایی / دستورالعمل مدیریت پروژه های درون سازمانی
• استاندارد بین المللی ایزو ISO 10013 ، راهنمای تهیه مستندات سیستم های مدیریت کیفیت

 

۷ – سوابق

• برگه ارزیابی فرصت های بهبود
• برگه انتخاب راه حل بهینه
• شناسنامه پروژه بهبود
• برگه پیگیری پروژه های بهبود و بهره وری
• نرم افزار Microsoft Project