اهمیت مستندسازی مسئله و عدم انطباق در سنجش اثربخشی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

فرآیند اقدام اصلاحی و اثربخشی آن

در طرح ریزی و پیاده سازی یک سیستم کارآمد و اثربخش اقدام اصلاحی و پیشگیرانه باید از ابتدای این فرآیند به صورتی کاملا سیستماتیک و روش مند، فعالیت ها انجام شوند تا در انتهای پروسه بتوان خروجی های مناسب از آن گرفت. همان طور که می دانید هدف اساسی فرآیند اقدام اصلاحی، کاهش تدریجی و مداوم مسائل، مشکلات، عدم انطباق ها و کلا هر رویداد نامطلوب در سیستم مدیریت سازمان و شرکت می باشد.

مطالعات نشان داده ۷۰ درصد مشکلات یک سازمان تکرارپذیر می باشند اما در شرکت ها معمولا مسائل و مشکلات و اقدامات برطرف کردن آن ها ثبت نمی گردند. در صورتی که یک بانک اطلاعاتی از مسائل رخ داده در سازمان ها و راه حل هاي آن ها وجود داشته باشد دیگر براي حل مشکلات تکراري، نیازي به صرف زمان و انرژي دوباره برای یافتن راه حل نیست و مسئولان و کارکنان می توانند قبل از اقدام به هر عمل، از تجارب مشابه استفاده کرده و درس های مناسب را آموخته و به کار ببندند.

هر سازمانی باید شکست ها و موفقیت هاي گذشته خود را ثبت و مرور کرده و به طور نظام مند درس هایی از آن بگیرد به گونه اي که همه کارکنان آن را درك کرده و به اطلاعات ثبت شده دسترسی داشته باشند.

برای حصول اطمینان از این که اقدامات اصلاحی طراحی و اجرا شده، اثربخش می باشند و از وقوع مجدد مسئله و مشکل، حتی الامکان جلوگیری کنیم باید تمامی مراحل، مطابق با شیوه و الگویی منظم، مستند شوند و از ابتدا کلیه فعالیت ها و اقدامات ثبت گردند. شروع این چرخه با شناسایی عدم انطباق و مستندسازی شرایط وقوع مسئله می باشد.

مستندسازي به معناي ثبت، مكتوب نمودن، گردآوري، تنظيم و تدوين، دسته بندي و نگاهداري اطلاعات و مفاهيم می باشد. مستندسازی در سیستم اقدام اصلاحی، از فرآیند و فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد که بر حفظ و نگهداري اطلاعات تاكيد مي کند. اقدامات مستندسازي مبتني بر مكتوب نمودن بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان ها یعنی کارکنان و پرسنل سازمان در مورد مسئله ای خاص است.

این اطلاعات بسیار مهم و حیاتی بوده می باشند. دلایل مهم بودن و ضرورت های مستندسازی مسئله در فرآیند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه، این موارد می باشد.

  • جهت ثبت، نگهداري و انتقال تجربيات در طول زمان و انتقال آن به ساير افراد جهت هماهنگي و تشريك مساعي بايد مستندسازي انجام شده و گسترش يابد
  • بدون مستندسازی مرحله شناسایی و وقوع مسئله امکان اندازه گیری و سنجش اثربخشی اقدام اصلاحی در فازهای انتهایی فرآیند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه وجود نخواهد داشت
  • کیفیت مستندسازی و ثبت داده ها و اطلاعات حاصل از انجام مراحل مختلف حل مسئله، سهولت سنجش اثربخشی را باعث می گردد
  • مستندسازی باعث حصول اطمینان از روی دادن مسئله و رخدادی واقعی می شود. درک ما از وقوع مسئله باید قطعی شده و مسئله تصدیق گردد
  • تعریف صحیح و شناسایی دقیق مسئله و عدم انطباق، کمک شایان توجهی در شناسایی علت های وقوع مسئله خواهد داشت
  • مستندسازی در طراحی راه حل ها و خلق راهکارهای برطرف کردن مشکل و حل مسئله تأثیر مثبتی داشته و نقشی مهم را بازی می کند
  • با مستندسازی نه تنها مي توان از تكرار خطاها و آزمايش ها خودداري كرد، بلكه مي توان به افزايش بهره وري دست يافت
  • مستندسازي مسائل و مشکلات و همچنین تجربه های حل مسئله و انتقال آن در يادگيري فردی و سازمانی نقشی اساسي دارد
  • به وسیله اطلاعات ثبت شده حاصل از فرآیند مستندسازی امکان کنترل، نظارت، بازبینی، تصدیق، صحه گذاری و همچنین انجام اقدامات جبرانی ممکن می گردد
برای مستند سازی مسئله

تشريح كنيد مشكل يا مسئله ای كه با آن مواجهه بوده ايد، چيست؟ موقعيت زمانى و مكانى مشكلى كه با آن مواجه بوده ايد چه بوده است و نقطه شروع آن از كجاست؟ عوامل و شرايطي كه موجب به وجود آمدن و بروز مشكل شده كدام است؟ آيا اطلاعات كافى جمع آورى شده است؟ آيا ابعاد مختلف آن بررسى شده است؟ گستردگى موضوع تا چه حد است؟ اگر اقدامى براى حل مشكل نشود، چه پيامدهايي خواهد داشت؟ ضرورت و اهميت آن چيست؟

پاسخ به پرسش های متد ۶w+2h کمک می کند که شرایط را ثبت کرده و اطلاعات و داده ها را مستند نمایید. این پرسش ها شامل موارد زیر می باشند:

  • Who – چه کسی؟
  • what – با چه چیز؟
  • where – کجا؟
  • which – چه چیز؟
  • why – چرا؟
  • when – چه وقت؟
  • How many, how much – چه مقدار؟
  • how – چگونه؟

اساسا فعالیت مستندسازی مسئله برای اجرای فرآیند اقدام اصلاحی، باید اطلاعاتی در این موارد فراهم کند:

  • مسئله، عدم انطباق، خطا و شکست چه بود؟
  • چگونه عدم انطباق، خطا و شکست اتفاق می افتد؟
  • چرا عدم انطباق و خطا روی می دهد؟
  • چگونه می توان از وقوع مشکل و مسئله در آینده جلوگیری کرد؟

عدم انطباق، شکست و خطا می تواند مصادیقی همچون مشکلات کیفی، ضایعات، دوباره کاری، خرابی دستگاه، حوادث ایمنی، شکایت مشتری، ترک کار پرسنل، عدم رضایت کارکنان، ضرر و زیان مالی، برگشتی از مشتری و . . . باشد. حداقل آیتم های مستندسازی به صورت عمومی برای مسائل و مشکلاتی اینچنینی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • موقعیت وقوع عدم انطباق و مکان روی دادن خطا و مشکل
  • تاریخ، شیفت و ساعت وقوع شناسایی و گزارش دادن رویداد
  • شماره قطعه، شماره سریال، شماره فنی و همچنین کد ردیابی و شناسایی محموله
  • طرف های بیرونی سازمان شامل مشتری، تأمین کننده و . . .
  • فرآیند عملیاتی در حال انجام، ایستگاه کاری که خطا یا عدم انطباق در آن روی داده است
  • علامت، نمود و نشانه عدم انطباق
  • نام فرد شناسایی کننده، نام فرد گزارش دهنده و ثبت کننده
  • شرایط محیطی حاکم بر زمان رخ دادن مسئله
  • تجهیزات و سخت افزار مرتبط مانند دستگاه، ماشین و ابزارآلات تولیدی یا تجهیزات اندازه گیری
  • عکس، نمونه قطعه یا محصول، نقشه فنی، تصویر شماتیک و . . .
  • مصاحبه با عوامل موثر و درگیر در یک مسئله سازمانی و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربیات، نظرها، ایده ها، پیش فرض ها، پیشنهادها و قضاوت های ایشان در این خصوص
  • شناسائی اولیه و ارزیابی ابتدایی از سطح ریسک ناشی از وقوع مسئله و بیان تمهیدات لازم

یافته ها، مشاهده ها، مفروضات و تحلیل هاي مربوط به مسئله، عدم انطباق و مشکل را به دقت بیان نموده و از کلی گوئی بپرهیزید. مستندسازي، تنها بیان اطلاعات نیست بلکه ذکر دقیق همه واقعیت های موجود نیز هست به این سبب که فهم افراد، ارزیابی و تحلیل آن ها در ظرف زمان و مکان خود تلاشی براي روشن کردن ابعاد و زوایاي منطبق بر مسائل سازمانی از طریق نگاهی جامع می باشد.

مستندسازی عدم انطباق یک مرحله اساسی برای سنجش اثربخشی اقدامات اصلاحی می باشد

مستندسازی عدم انطباق یک مرحله اساسی برای سنجش اثربخشی اقدامات اصلاحی می باشد

6+
0 پاسخ

ثبت دیدگاه

مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟
به ما بپیوندید !

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.