تحلیل بافت سازمان و ماهیت آن با ارزیابی به روش PESTLE در ایزو ISO 9001 و IATF 16949

بند ۴-۱- تحلیل بافت سازمان و شاخت ماهیت آن در استاندارد ISO 9001 : 2015

ویرایش جدید الزامات استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 : 2015 و همچنین سیستم مدیریت کیفیت خاص صنعت خودرو IATF 16949 : 2016 ، سازمان را ملزم نموده که محیط درونی، بافت سازمان و محیط بیرونی کسب و کار خود را مورد تحلیل قرار دهد. نتیجه تحلیل بایستی این باشد که سازمان عوامل داخلی و خارجی موثر بر دستیابی به نتایج مورد انتظار از سیستم مدیریت کیفیت را شناسایی نماید. به جز آن مسائل داخلی و خارجی که با مقصد، چشم انداز و جهت گیری راهبردی سازمان مرتبط می باشند نیز بایستی تعیین شوند.

متن اصلی بند ۴- استاندارد یعنی بافت (محیط) سازمان و زیربند ۴-۱ یعنی درک سازمان و بافت آن (Context) در استاندارد ISO 9001 : 2015 را در اینجا می بینید.

۴- بافت سازمان

۴-۱- درک سازمان و ماهیت آن

سازمان باید مسائل خارجی و داخلی که با مقصد و جهت گیری استراتژیک آن مرتبط است و آن هایی که بر توانایی سازمان در دست یابی به نتایج مورد نظر سیستم مدیریت کیفیت موثرند را تعیین کند. سازمان باید اطلاعات مربوط به این مسائل خارجی و داخلی را مورد پایش و بازنگری قرار دهد.

یادآوری ۱ – مسائل می تواند عوامل مثبت و منفی یا شرایطی که باید مورد بررسی قرار گیرند را شامل شود.

یادآوری ۲ – درک محیط خارجی می تواند با مورد ملاحظه قرار دادن مسائل برآمده از محیط های قانونی، فن آوری، رقابتی، بازار، فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی خواه بین المللی، ملی، منطقه ای یا محلی تسهیل گردد.

یادآوری ۳ – درک محیط (ماهیت / بافت) داخلی می تواند با مورد ملاحظه قراردادن مسائل مرتبط با ارزش ها، فرهنگ، دانش و عملکرد سازمان تسهیل گردد.

مطابق رویکرد رایج اتخاذ شده در استانداردهای مدیریتی بین المللی، مولفان استاندارد، روش مشخصی را برای اجراء و پیاده سازی بیشتر الزامات معرفی و تجویز نمی کنند، با این حال در یادآوری ۲ ، ابعاد کلی تحلیل محیط بیرونی را شامل مسائل برآمده از محیط های قانونی، فن آوری، رقابتی، بازار، فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی دانسته است. از این رو و به خاطر توصیه ای که استاندارد مطرح کرده در اینجا به معرفی روش تحلیلی PESTLE  می پردازم زیرا که به خوبی، ابعاد مد نظر استاندارد را پوشش می دهد. ضمن آن که در حد کفایت پاسخگوی تیم ممیزی در ممیزی نهایی CB برای صدور گواهینامه استانداردهای ISO 9001 : 2015 و IATF 16949 : 2016 ، نیز می باشد.

بررسی و تحلیل محیط، بافت و ماهیت سازمان در استاندارد ISO 9001 : 2015 و IATF 16949 : 2016 به روش PESTLE

تحلیل PESTLE

تحلیل به روش PESTLE ، ابزاری پایه ای برای طرح ریزی و تعیین استراتژی های بدیل برای کسب و کارها می باشد. این روش برای ارزیابی محیط و بافت سازمانی که کسب و کارها در آن قرار دارند به کار رفته و خروجی های مناسبی را فراهم می آورد.

واژه PESTLE ، از حروف ابتدایی شش کلمه زیر گرفته شده است.

1. Political – سیاسی

2. Economic – اقتصادی

3. Social – اجتماعی

4. Technological – فن آوری

5. Legal – قانونی

6. Environment – محیطی

هر یک از موارد بالا، دسته ای از عوامل را در زیرمجموعه خود نمایندگی می کنند که هر یک از آن ها بنا بر مقتضیات محیطی و شرایط حاکم بر کسب و کار، ممکن است تأثیری ژرف بر کارکرد و عملکرد شرکت شما بگذارند. نوع تأثیر هر عامل و میزان نیرومندی عوامل می تواند جنبه های زیر را به خود بگیرد.

• دوره و مدت زمان تأثیرگذاری – شامل کوتاه مدت و بلند مدت

• نوع تغییری که ایجاد می کنند – شامل مثبت، منفی و نامعلوم

• نرخ یا شدت تغییر کردن اثرات عوامل – شامل افزایشی، کاهشی، بدون تغییر و نامشخص

• اهمیت – شامل حیاتی، مهم، بی اهمیت و نامعلوم

نمونه تحلیلی کلی که در این جا ارائه شده است تحلیل بافت سازمان با ارزیابی محیط بیرونی یک کسب و کار (به روش PESTLE) می باشد که به صورتی واضح نشان می دهد هر یک از پارامترهای شش دسته اصلی، چه گونه و چه طور بر فعالیت های یک شرکت تأثیر می گذارند و آن را در جنبه های مختلف، دستخوش تغییر می نمایند. مورد ارائه شده، کلی بوده و مربوط به کسب و کار شرکتی است که می خواهد در بازار منطقه و کشورهای همسایه، فعالیت خود را آغاز نماید و از این رو تحقیقات و مطالعات لازم را جهت تصمیم گیری و برنامه ریزی مورد نیاز انجام می دهد.

نمونه ای از انجام تحلیل محیط بیرونی به روش PESTLE

لازم به ذکر است که بنا به شرایط خاص کسب و کارتان و همچنین مقتضیات اختصاصی محیطی که سازمان شما در آن فعالیت می کند یا قصد آن را دارد می توانید جدول بالا را با آیتم های متناسب با شرایط خود بازنگری کنید. سپس داده های مرتبط با آیتم های جدید را تهیه کرده و اطلاعات و محتویات جدول را به روزآوری نمایید تا خروجی ها و نتایج لازم را به دست آورید.

به کارگیری این روش در مثال ارائه شده بالا نشان می دهد که هنگام ارزیابی محیط خارجی و تحلیل بافتی که سازمان در آن قرار دارد، شما چه اطلاعاتی نیاز دارید که بایستی داده های مرتبط را گردآوری کرده و تحلیل خود را روی آن ها انجام دهید.

جهت اشاره به مزیتی دیگر از تحلیل محیط بیرونی به روش PESTLE ، باید این نکته گفته شود که با استفاده از نتایج این تحلیل می توان ریسک ها و تهدیدهای موجود در محیط بیرونی شرکت و همچنین فرصت های احتمالی را شناسایی کرده و برای بهره برداری از آن ها اقدامات لازم را طرح ریزی نموده و اجراء نمایید. همچنین می توانید در اجرای الزام بند ۶٫۱ استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ یعنی اقدامات رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها از آن بهره ببرید.

ممکن است بدانید که متد PESTLE ، توسعه یافته روش PEST می باشد که جنبه های قانونی و محیطی به آن افزوده شده است. توجه داشته باشید که روش تحلیلی PESTLE ، برای شناسایی محیط و تحلیل بافت سازمان به تنهایی کاربرد زیادی ندارد و عمدتا در کنار دیگر ابزارهای تحلیل کسب و کار، روش های تدوین استراتژی ها و سیستم های مدیریت استراتژیک به کار می رود. به عنوان مثال روش PESTLE در کنار تکنیک هایی همچون تحلیل پنج نیروی پورتر و ماتریس قوت ها، ضعف ها، تهدیدها و فرصت ها  SWOT ، درکی شفاف و شناختی عمیق از موقعیت کسب و کار شرکت و عوامل داخلی و خارجی اثرگذار بر آن به دست می دهد.