۳۵ نکته کاربردی مدیریت منابع انسانی برای مدیر ارشد سازمان و مدیران میانی شرکت ها

نکته ها و توصیه های عملی و کاربردی مدیریت رفتار سازمانی

1. برخی کارکنان مانند ساعت های قدیمی هستند

بعضی از پرسنل را باید روزی یک بار – به اصطلاح – کوک کرد، بعضی دیگر را هفتگی و برخی را ماهیانه. به هر حال یک دوره ای دارد. یک نیرو را هر چه قدر هم که خوب باشد، به حال خود رها نکنید تا سالی و ماهی دیگر او را ارزیابی کنید. هر از گاهی و طبق ویژگی ها، شرایط و اخلاق کاری هر فرد، یکی از کارهای او را از نزدیک بررسی کرده و در صورتی که مشکلی حتی کوچک هم وجود داشت، به او یک تذکر کاری بدهید. پرسنلی که مورد ارزیابی مستقیم قرار نمی گیرند بعد از مدتی به خواب می روند. با مدیران تحت نظر خود هم همین رویکرد را داشته باشید و از آنها بخواهید که با کارکنان شان نیز این رویه را پیاده نمایند.

 

2. رعایت عدالت بین پرسنل، بسیار سخت اما واجب و ضروری است

حتما طوری با خوبی و بدی برخورد کنید که پرسنل شما فرق بین نیروی خوب و نیروی بد بودن را دیده و احساس کرده باشند. این سم مهلکی برای سازمان یا واحد شما می باشد که پرسنل حس کنند، تصور داشته باشند و به زبان بیاورند که چه کار کنی و چه نکنی هیچ فرقی نمی کند. حتما کار خوب و کار بد را جزاء دهید. پاداش داده و تنبیه کنید. رویکرد تشویقی بهتر جواب می دهد. با پاداش دادن غیر از خود فرد بقیه نیز انگیزه پیدا می کنند.

 

3. پرسنل خود را غافلگیر کنید

معمولا مدیران عادت دارند که کارکنان را حین انجام کارهای نادرست غافلگیر کنند و مچ آن ها را بگیرند. مثلا در محل کارشان حضور نداشته باشند یا مشغول به چیزی غیرکاری باشند. به جز این رویه سعی کنید حتما و حتما پرسنل تان را در موقعیت هایی که کار خوب و مثبتی انجام می دهند، غافلگیر کنید. مثلا اگر زمانی که یک کارمند به هنگام وقت نهار یا استراحت، یک کار ضروری و فوری را انجام می دهد خوب است که شما ناگهان پیدایتان شود.

اگر این موارد تصادفی پیش بیاید کارکنان شما سعی می کنند که کارها و فعالیت هایی علاوه بر وظایف عادی شان انجام دهند و یا کارهای خود را به نحو خوبی اجرا نمایند به این انگیزه که شما هر از گاهی آن فعالیت ها و اقدامات را ببینید. توجه داشته باشید که این اقدام مستلزم گشت و گذار و حضور در محل های کاری پرسنل مختلف سازمان می باشد.

 

4. حتی الامکان در ریز مسائل اجرایی وارد نشوید

در نحوه انجام دادن فعالیت ها و وظایف پرسنل نظرها، پیشنهادها و ایده های مسئول مستقیم همان کار را سعی کنید اعمال کنید. اگر در نوع انجام کار با آن فرد موافق نیستید و مقداری در جزئیات طرح او مشکل دارد، بگذارید خودش فکر کند، برنامه ریزی و طراحی کرده و اجرا نماید.

اجازه دهید که نتایج فکر و عمل خود را ببیند. اگر هم در پایان نکات و مسائلی که باید در نظر می گرفته و نگرفته و همچنین اشتباهات احتمالی اش را به او گوشزد کنید. با این رویکرد نیرو هایی بسیار توانمند، قوی و با انگیزه و همینطور مسئولیت پذیر، خواهید پروراند.

 

5. فضا را باز کنید

زمینه و مجال طرح نظرها، ایده ها، پیشنهادها و انتقادها و شکایت های پرسنل خودتان را ایجاد کنید. به غیر از مواقعی که برای حفظ نظم و مصالح سازمان ضرورتی ندارد، در بقیه موارد از قدرت و جایگاه خود برای اعمال جبری نظر استفاده نکنید.

 

6. اگر چیزی در چنته دارید به دیگران هم بدهید

هر آنچه تاکنون فراگرفته اید به دیگران و خصوصا پرسنل خودتان هم یاد بدهید. اصلا نترسید که آن قدر رشد کنند که جای شما را بگیرند. قرار نیست زمانی که آنها یاد می گیرند و رشد می کنند شما درجا بزنید، شما هم یاد بگیرید و رشد کنید. فاصله خود با کارکنان تان را حفظ کنید. آموزش پرسنل تان به شما غیر از جایگاه سازمانی قانونی تان، جایگاه مرجعیت علمی را هم خواهد داد و زمینه نفوذ و اقتدار شما را در سازمان بیشتر و بیشتر خواهد کرد.

 

7. افراد با هوش یا باتجربه را خیلی کنترل نکنید

این افراد معمولا خوششان نمی آید که کسی در کاری که دارند با تکیه به هوش و فراست خود به درستی و به خوبی انجام می دهند، دخالت کند. اداره کردن افراد باهوش، ظرافت های خاص خود را دارد و مطمئن باشید که نباید با آن ها به مانند نیروهای عادی خود رفتار کنید.

 

8. در تعامل با کارکنان، نتیجه گرا باشید

درست است که نحوه انجام کار هم مهم است اما در فعالیت های برنامه ریزی کارها و نظارت و کنترل اجرای برنامه ها، بیشتر نتیجه را مد نظر قرار دهید تا روش کار یا سلیقه کاری پرسنل.

 

9. به پرسنل خود بفهمانید که آن ها برای شما کار نمی کنند، آن ها، شما و همه برای مشتری کار می کنید

وظایف شرکت در قبال مشتریان را به کارکنان یا مدیران زیردست خود کاملا توضیح دهید. همچنین اگر مدیر میانی هستید مسئولیت ها و وظایف واحد خود در قبال واحدهای دیگر سازمان را برای کارمندان واحد خود تشریح نمایید. رویکرد مشتری مداری و جلب رضایت مشتری بیرونی یا داخلی را برای آنها به یک عادت کاری تبدیل کنید.

 

10. در اتخاذ تصمیم در مورد پرسنل شکیبا باشید

هرگز تصمیمات تان را صرفا برپایه اطلاعات شفاهی کسب شده توسط یکی از پرسنل بنا نکنید. حتی چنانچه اطلاعات کتبی از کانال های مختلف در مورد واحدهای سازمان کسب نمودید پیش از اخذ تصمیم برپایه اطلاعات در اختیار، شفاهی و غیررسمی از صحت اطلاعات آگاه شوید.

 

11. ضرورت و فوریت ایجاد کنید

شتاب دادن و تسریع کردن عملکرد پرسنل با استفاده از ابزارهای دردست، خوب است اما مراقب باشید که استرس و اضطراب بی جا به وجود نیاورید.

 

12. تیم مدیران یا افراد گروه های کاری که تشکیل می دهید باید مکمل همدیگر باشند

در تشکیل تیم مدیران میانی سازمان خود، نیازی نیست همه شبیه هم باشند، یکی ممکن است شروع کننده خوبی بوده و آن یکی تمام کننده خوبی باشد. یک مدیر واحد، مهارت بالایی در برنامه ریزی دارد و مدیر دیگری در کنترل و نظارت توانایی های خوبی دارد و یکی دیگر در به هیجان آوردن احساسات شغلی و کاری پرسنل. ضمن آنکه برای هر پست نیروی متناسب آن شغل انتخاب می کنید و به کار می گمارید، سعی کنید که جنس خود را جور کنید.

 

• اختلاف ها و تعارضات جزئی و کوچک را که از سوی یکی از کارکنان علیه دیگری مطرح می شود را قبول نکنید که شما حل کنید

در مدیریت تعارض موثر، شکایت های بی مورد از یکدیگر را با حوصله گوش کنید اما واکنشی جدی نشان ندهید. چند بار که نادیده بگیرید دیگر مسائل جزیی و حرفی و زبانی را به شما منتقل نمی کنند.

 

• با بدگویی کردن از دیگران پیش شما یا به اصطلاح زیرآب زدن، برخورد کنید

به این صورت که اگر فردی، نکته ای منفی از دیگری را پیش شما آورد یا اتهامی وارد ساخت، همان لحظه فرد مورد نظر یا همان متهم را صدا کنید و به نفر اول بگویید اگر موضوعی هست دوباره مطرح کند. هم سخن چینی را از بین می برید و هم به دیگران می فهمانید که اگر کسی موضوع کاری جدی برای مطرح کردن دارد باید بدون تعارف بگوید.

خیلی از مدیران از این طریق به قولی آمار پرسنل را می گیرند و زیرآب زدن را ترویج می کنند تا بدانند در واحدشان چه خبر است. این رویکرد عوارض منفی بسیاری دارد. میدان دادن به این افراد و ایجاد چنین فضایی آسیب زیادی به عملکرد سالم شخص شما و پرسنل واحدتان وارد می کند. سلامت اخلاقی سازمان و پرسنل آن اهمیت زیادی دارد. شگردهای غیراخلاقی شاید در مقاطعی جواب بدهد ولی در بلند مدت روی عملکرد پرسنل و در کل عملکرد سازمان تأثیر منفی خواهد گذاشت.

فراموش نکنید ممکن است همان افرادی که شما آن ها را برای خبرآوردن از دیگران پرورانده اید، روزی زیر آب خودتان را هم خواهند زد. شنیده اید که چاقو دسته خود را نمی برد ولی این یکی از آن مواردی است که چاقو دسته اش را به خوبی می برد.

 

• تشویق و قدردانی از کارهای پرسنل را در حضور همه ی اعضای واحدتان انجام دهید

تشویق کارهای خوب را در جمع و برخورد با عملکرد نامطلوب و رفتارهای اشتباه را حتی المقدور در خلوت انجام دهید، مگر آنکه ضرورت خاصی وجود داشته باشد که جلوی دیگران فردی را تنبیه کنید.

 

• همیشه خود شما بیش از پرسنل تان کار کنید

زودتر از نیروهای تان در محل کار حضور پیدا کنید و بعد از آن ها بروید، حتی به اندازه چند دقیقه. بهترین نیروهای تان نهایتا به اندازه شما کار می کنند. پس اگر می خواهید که عملکرد واحدتان بالاتر رود سقف عملکرد افراد واحد که حداکثر به اندازه شماست را تا جایی که توان آن را دارید بالاتر ببرید. شما الگوی کاری آنها هستید.

 

• در زمان های اضافه کاری یا تعطیل کاری، شما هم به همراه پرسنل حضور داشته باشید

اگر نمی توانید روزهای تعطیل به سرکار بیاید پس اضافه کاری هم نگذارید.

 

• برای مدیرتان طوری کار کنید که دوست دارید پرسنل تان همان طور برای شما کار کنند

موفقیت مدیرتان، موفقیت شما باید باشد. تمام نکاتی را که با هم تا کنون مرور کرده ایم برای این بوده که پرسنل شما چنین فکر کنند. ببینید مدیرتان چه طور با شما باید رفتار کند که شما برای موفقیت او تلاش کنید. همان کارها، همان رویکرد و همان رفتار را باید با پرسنل خود داشته باشید که آنها موفقیت شما را موفقیت خودشان بدانند.

گاه پیش می آید آنگونه که دلسوزی دارید نسبت به کار، پرسنل زیردست ندارند. پس آن ها را آن گونه که هستند بشناسید و کم و کاستی شان را برطرف کنید. ضعف های گروه و ضعف های مدیران سازمان یا کارکنان واحد خود را به سرعت شناسایی کرده و برای رفع آنها برنامه ای دقیق و موثر اجرا کنید.

 

• بین افراد کلیدی سازمان با انحصارطلب ها یک تفاوت کوچک وجود دارد

اگر بین پرسنل شما فردی هست که در زمان های مرخصی و نبود او در واحد، کارها به هم می ریزد و مشکلات زیادی پیش می آید و جانشین یا کارمند زیردست او نمی تواند حداقل کارهای روزمره را انجام دهد، آن نیرو، نیروی مهم و کلیدی واحد شما نیست، او بالقوه مانند یک تهدید می باشد.

برای حل این مسئله رویکردهای متفاوتی پیش روی شماست. اما توجه داشته باشید که رفع این مشکل و حل این مسئله ظرافت های خاص خود را دارد. موضوع را به صورت هوشمندانه طوری با او مطرح کنید که جانشین، کارمند یا همکار خود را آموزش داده و نحوه انجام دادن وظایف و کارها را طوری منتقل کند که در زمان نبود وی، کارها نیز به همان کیفیت انجام شود.

او باید مطمئن شود که هیج کس تهدیدی برای اخراج و یا جایگزین شدن او نیست و هیچ گاه به او خیانت نمی شود. اگر هم این رویکرد فایده ای نداشت و مهارت هایی را که تاکنون آموخته به نوعی دارایی شخصی خود می داند، به این صورت عمل کنید که کارها و وظایفی که به عهده اوست و نحوه انجام آنها را در قالب دستورالعمل هایی مدون کرده و جزئیات را ثبت کنید.

سپس در اولین مرخصی آن فرد، نحوه انجام کارهای آن قسمت را به طور مستقیم تحت نظر بگیرید و مواردی که مشکل پیش می آید را رفع کرده و خود مسئله و مشکل و نحوه حل و رفع آن را در دستورالعمل هایی که قبلا تدوین کرده اید را درج کرده و مستندات مرتبط را ویرایش کرده و بازنگری نمایید. اگر این مکانیزم را به درستی پیاده سازی کرده اید، نهایتا بعد از یکی دو مرخصی می توانید او را جابه جا کرده و نفری باهوش و باصلاحیت را جایگزین او نمایید. بهتر است که حداقل دو نفر را برای آن پست تربیت کرده و پرورش دهید.

برای مهارت، سابقه و تجربه پرسنل، ارزش زیادی قائل شوید. اما افراد انحصارطلب را با زیرکی، خلع سلاح کنید. نباید سازمان یا واحد شما محتاج و وابسته به هیچ فردی باشد حتی به خود شما. اگر مدیر مافوق شما یا مدیر ارشد یا صاحب و مالک مجموعه، به اشتباه فکر می کند که افرادی که سازمان به آنها وابسته است، ارزشمند و لایق پاداش و مزایا هستند به او بفهمانید که عکس این قضیه صادق است.

اگر شما در سازمان نبودید و کارها و وظایف شرکت یا واحد شما بدون مشکل انجام شد، آنگاه شما مدیر ارزشمندی هستید. شما توانسته اید سیستمی را طراحی و پیاده سازی کنید که سازمان، لنگ و معطل شخص و فرد نمی باشد و اگر بدون شما کارها بهبود پیدا نمی کند، حداقل به مشکل برنمی خورد.

 

20. پرسنل را به آرامی و به تدریج ارتقاء دهید

پرسنل جدیدتان اگر خیلی خوب هستند و به سرعت رشد می کنند را بلافاصله پاداش ندهید. از آنها خیلی تعریف نکنید. به صورت ملایم و تدریجی از او تمجید کنید. مواظب باشید که در صورت توجه زیاد، اشباع می شود و از تلاش دست می کشد.

 

21. قدردان کارهای خوب باشید

اگر فرد یا افرادی، کار مثبت مثلا یک پروژه بهبود را به خوبی انجام داده اند، حتما پس از پایان پروژه و کسب نتایج موفقیت آمیز به آنها پاداش داده و از آنها قدردانی کنید.

 

22. هرگز پیش از انجام برنامه ها و پروژه های جدید، به پرسنل قول پاداش ندهید

برای پروژه هایی خارج از برنامه و کار عادی پرسنل نیاز نیست که برای هر کدام از آنها به پرسنل پاداش بدهید. شما نباید بگذارید که کارکنان تان به این موضوع عادت کنند که برای انجام هر کاری و هر پروژه ای باید پاداش به آنها داد.

 

• همیشه سطح توقع خود از کارکنان تان مقداری بیشتر از سطح عملکرد آنان باشد

اگر به آن سطحی که شما تا کنون از آنها انتظار داشته اید و به عنوان هدف برای آنها تعیین کرده بودید رسیده اند، متوقف نشوید، توقع خود از آنها را بالاتر ببرید. به نفع خودشان است، بیشتر رشد می کنند.

 

• این یک قلم گناه را من شخصا نمی بخشم

اگر هر خطا، اشتباه و ندانم کاری را در نهایت می بخشید، اما با کم کاری به شدت برخورد کنید. گناه نابخشودنی کم کاری را حتما تنبیه کنید.

 

• سعی کنید حافظه خوبی داشته باشید

اگر توان ذهنی شما در به خاطر سپردن رویدادها و اتفاق ها ضعیف است، در یک سررسید یا دفترچه، رخ دادن مسائل کاری، نکات ضروری، دستورها و گفته ها را ثبت و ضبط کنید. مهم است که نیروهای تان بدانند که شما چیزی را از یاد نمی برید.

 

• زندگی غیرکاری کارکنان را از نظر دور نداشته باشید

کمی در مورد زندگی غیرکاری نیروهای خود بدانید و احوال شان را جویا باشید.

مانند اینکه

• روز تولد، نام فرزندان، وضعیت خانوادگی و سلامتی آن ها را بپرسید.
• در مناسبت ها برای پرسنل هدیه در نظر بگیرید مانند روز زن به همسران شان کادو بدهید یا در روز کارگر به کارکنان تبریک بگویید یا پاداش بدهید هر چند اندک باشد.
• اگر فردی به خاطر عمل جراحی پدرش مرخصی گرفته، پس ازمرخصی و حضور در محل کار، حال پدر و نتیجه عمل را از او بپرسید. نسبت به خوشحالی ها، نگرانی ها، شادی ها و غصه های پرسنل خود بی تفاوت نباشید.

با این اقدامات شما به عنوان مدیری که به کارکنان به عنوان انسان ها احترام می گذارد شناخته شده و آن ها نیز شما را همیشه محترم و گرامی خواهند داشت.

 

• همه، یک روز بد هم دارند

هر فردی هر چه قدر هم لایق، کاردان و موفق، بالاخره روزی هم دارد که عملکرد و نتیجه فعالیت هایش دلخواه و مطلوب نخواهد بود. ممکن است آن کارمند یا کارگر، مشکلاتی پنهان داشته باشد. دقت داشته باشید که اگر در برخورد و تنبیه این موارد را نکاوید و در نظر نگیرید، پیامدهای مخربی در پی خواهد داشت.

 

• کارکنان باید بدانند که به آنها اهمیت می دهید

در مورد زندگی شغلی و حرفه ای پرسنل تان طوری برخورد کنید که کارکنان مطمئن باشند شما نسبت به رشد و ارتقاء آن ها تعهد شخصی دارید. این رویکرد را با گفتار خود آغاز نموده و با عمل به آنها اثبات کنید.

 

• رویکرد کلی رفتار در برابر پرسنل خود طوری باشد که نیم ترس و نیم محبت باشد

اگر یکی از پرسنل اشتباهی مرتکب شد و شما او را مورد خطاب و جواب قرار داده اید و لحظه ای پس از آن درخواست کاری یا شخصی از شما داشت همچنان به لطف و محبت شما اعتقاد داشته باشد یعنی بداند که شما در کار جدی و قاطع و در لطف و محبت گشاده دست هستید.

 

• مقدار ملایمی غرور، تعصب واحدی و یا سازمانی به وجود آورید

پرسنل واحد یا کارکنان سازمانی که شما مدیر آن هستید باید قدری عرق و تعصب نسبت به واحد یا شرکت داشته باشند.

 

• متشخص باشید

آراسته و خوش لباس باشید. به ظاهر خود بسیار اهمیت دهید. صدالبته که این به معنای خودنمایی نیست. به جز در ظاهر در پندار و رفتار نیز سعی کنید که پاک و سالم باشید. با شخصیت بوده و با رعایت اصول اخلاق و به صورت مودبانه با همه برخورد کنید. یک جنتلمن واقعی باشید.

 

• آراستگی ظاهری کارکنان واحد یا سازمان را کنترل کنید

به پرسنل خود برای آراستگی شخصی، دوستانه تذکر دهید. اگر زمانی یکی از کارکنان، لباس زیبایی پوشیده بود و یا تغییری در ظاهر خود ایجاد کرده بود از او تعریف کنید. حتی اگر کوتاه کردن موی سرش باشد.

 

33. اشتباه ها را بدون فوت وقت تذکر دهید

اگر فردی، کار اشتباهی کرده اند بلافاصله به او گوشزد کنید. نگذارید اشتباه های کوچک بسیاری را مرتکب شده و شما در ذهن خود عملکرد ناخوشایند وی را آن قدر تحمل کنید که در نهایت با یک اشتباه کوچک دیگر، مثل آوار بر سرش خراب شوید. توجه داشته باشید که در اینجا منظور سرعت در شناسایی علت ریشه ای مشکل و حل مسئله با انجام اقدامات اصلاحی است و نه شتابزده تنبیه کردن فرد خطاکار و مقصر.

 

34. پرسنل شما حق دارند بدانند که در مورد عملکرد آنان چه حس و چه نظری دارید

آنها باید این فرصت را داشته باشند که اگر نظر مثبتی در مورد آنان ندارید، به تلاش خود افزوده و عملکرد خود را بهبود دهند. توقع نداشته باشید پرسنل از حالات شما یا از چهره و صورت شما حدس بزنند تا بفهمند که چه احساسی دارید یا چه می گویید؟ نظر مثبت یا منفی خود را نسبت به آنها به صراحت ابراز و اظهار کنید.

 

35. حمایت از پرسنل زیردست از وظایف مهم شما می باشد

از پرسنل خود در برابر دیگران حمایت کنید. اگر در روابط کاری یک از پرسنل شما با کارکنان واحدهای دیگر مشکلی پیش آمده و نیروی شما مقصر می باشد، در جمع و در حضور پرسنل واحدهای دیگر، نیروی خود را سرزنش نکنید. اما بعدا در واحد خود، از خجالت او درآمده و کاملا او را توجیه کنید.