نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات در سیستم مدیریت کیفیت

نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات در سیستم مدیریت کیفیت

سیستم های مدیریت کیفیت و استانداردهای مدیریتی، ابزارهایی بسیار قوی برای مدیریت جامع سازمان ها و کسب و کارها به شمار می روند. برخلاف تصورات عموم و حتی متخصصان که کاربرد این سیستم های مدیریتی را صرفا برای رعایت الزامات کیفیت محصول می دانند، اینها (سیستم‌های مدیریتی استاندارد) با شیوه ای تألیف و منتشر شده اند که هم در اهداف و هم در روش، حوزه های مختلفی را مد نظر قرار داده و پوشش می‌دهند.

این سیستم ها مباحث مربوط به مدیریت منابع انسانی، رفتار سازمانی و مسایل فرهنگی را هم به خوبی می شناسند و در جای جای متن استاندارد به کار گرفته اند. این مهم در ویرایش اخیر استاندارد IATF 16949 ویرایش ۲۰۱۶ و سلف آن یعنی استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ بیشتر به چشم می آید.

بند ۵-۳- استاندارد به نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی می پردازد. استاندارد در این بند فرعی که خود ذیل بند اصلی یعنی رهبری می‌باشد، به درستی به وظایف نپرداخته بلکه نقش را جایگاه داده است. استاندارد از مدیریت ارشد نمی خواهد که پست سازمانی تعریف کرده و برایش شرح وظایف بنویسد و بایگانی نماید! به جای آن از مدیریت ارشد می خواهد که :

اطمینان حاصل نماید که

مسئولیت ها و اختیارات نقش های مربوط، اختصاص یافته و انتقال یافته

و در سازمان درک شده است.

می بینید که تهیه و تدوین سند و مدرک الزام نشده است. فراتر و مهم تر از آن کسب اطمینان توسط مدیریت عالی سازمان الزام شده تا افراد نقش و جایگاه خود را در سازمان و در سیستم مدیریت سازمان، متوجه شده و درک کنند.

استاندارد از سازمان می خواهد که مانع از به وجود آمدن ابهام نقش نزد کارکنان خود شود. کارکنان باید بدانند که در سازمان، کی‌اند؟ و چه کاره‌اند؟ در قبال چه نتایجی باید پاسخگو باشند؟ تحقق یا عدم تحقق چه اهدافی را باید و بتوانند توضیح دهند که چرا به آن ها دست پیدا نکرده ایم.

در کنار مسئولیت ها و مطابق آنچه باید، واژه و مفهوم اختیار نیز آمده که بایستی متناسب با آنچه مسئولیت می طلبیم و پاسخگویی می خواهیم اختیارات را اختصاص و انتقال دهیم.

در نظر بگیرید که اگر از مالک فرآیندی یا مدیر واحدی، تحقق نتایج و دستیابی به اهدافی را خواسته و مسئولیت او قرار داده ایم، اختیارات تخصیص منابع مورد نیاز و برنامه ریزی عملیاتی فعالیت ها را نیز به طور متناسب باید به او واگذار نماییم.

به عنوان مثال از مسئول انتظامات شرکت، مسئولیت حفاظت فیزیکی و تحت کنترل داشتن ورود و خروج دارایی های سازمان را اگر انتظار داریم، در اختیارات وی این اجازه و قدرت را داده ایم که خودروها و حتی اشخاصی را که بخواهد، بتواند متوقف نموده و آن ها را بازرسی نماید.

نقش، مسئولیت و اختیارات

در نهایت، هر چند که مستندسازی این بند الزام نشده است اما خوب هست و توصیه هم می شود که هر دو موضوع مسئولیت ها و اختیارات به صورت شفاف، تعریف شوند و در اسناد و مدارکی چون شناسنامه شغل یا شرح وظایف تدوین گردند. این کار برای همه شغل های سازمانی که در چارت و ساختار سازمانی تعیین گردیده اند، بایستی صورت پذیرد.

در خصوص اختصاص و انتقال نقش نیز مناسب است که تعریف کلی شغل و نقش و جایگاه آن در سازمان در شناسنامه شغل یا شرح وظایف فرد درج گردد. صدور حکم انتصاب و محول نمودن مسئولیت ها و اختیارات فرد توسط مافوق مستقیم و آگاه نمودن وی از نقش و جایگاه خود، کفایت حصول اطمینان مد نظر استاندارد را فراهم می‌نماید.