ممیزی فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز – ارزیابی اثربخشی، عارضه یابی و بهبود فرآیندها

گزارشی کوتاه از پروژه ممیزی فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز

در این یادداشت کوتاه می خواهم یک گزارش خلاصه از پروژه ممیزی فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز را ارائه نمایم. در یادداشت مربوط به برگزاری دوره آموزشی ممیزی فرآیندهای کسب و کار یا در واقع کارگاه تربیت ممیز فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز به صورت گذرا اشاره کردم که پروژه به چه صورت مطرح و درخواست گردید.

اوایل تابستان امسال ۱۴۰۲ بود که از یک شرکت معتبر مشاور مدیریت تماس داشتم که بخشی از یک پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به من جهت اجرا پیشنهاد کردند. این شرکت مشاور مدیریت با نام شرکت تعالی گستر دارای رتبه یک مشاوره مدیریت از سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور می باشد.

******

شرکت تعالی گستر بیش از ۲ دهه است با محوریت ایجاد تعالی در سازمانها و تکیه بر تخصص گرایی و تجربه گرایی فعالیت می کند. تعالی گستر برای دریافت گواهینامه صلاحیت مشاوره اقدام نموده و موفق شد تا رتبه ۱ صلاحیت مشاوره از سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور را اخذ نماید. این شرکت با گسترش دامنه مشتریان در صنایع مختلف همچون صنعت نفت و گاز، فولاد و خودرو، دفتر خود در تهران را هم تأسیس نمود.

تعالی گستر همچنین با هدف اثر بخشی رویکردهای مدیریتی، دپارتمان برنامه نویسی را در جهت طراحی و تولید نرم افزار های مدیریتی ایجاد نموده و در همین راستا گواهینامه صلاحیت خدمات انفورماتیکی خود را از شورای عالی انفورماتیک اخد نموده است. این شرکت چند صد پروژه مشاوره مدیریت را برای بیشتر از ۱۰۰ شرکت فعال در بخش دولتی و خصوصی و در حوزه های صنایع تولیدی و خدماتی را اجرا نموده است.

******

مدیر دپارتمان شرکت مشاوره مدیریت، بیان نمودند که یکی از موارد شرح خدمات و در واقع مرحله آخر پروژه مشاوره فرآیندهای کسب و کار سازمان کارفرما یعنی شهرداری شاندیز، انجام ممیزی فرآیندها می باشد. با درخواست کارفرما و موافقت شرکت مشاوره بنا بر آن گذاشته شده بود که انجام ممیزی به عهده فردی خارج از تیم اجرایی مشاوره کارفرما و مشاور قرار داده شود. نهایتا با توافق بر روی مدت زمان اجرای کار و موافقت بر روی جزییات دیگر، هماهنگی های لازم صورت پذیرفت.

ممیزی فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز ارزیابی اثربخشی و عارضه یابی برای بهبود فرآیندها

پس از آن که دوره و کارگاه آموزشی ممیزی فرآیندهای کسب و کار را برای اعضای تیم ممیزی برگزار کردم، دیگر اقدامات لازم را برنامه ریزی کردم تا جهت اجرای فعالیت ها آماده شویم. در ابتدا نسبت به بررسی فرآیندهای سازمان جهت برنامه ریزی فعالیت های ممیزی فرآیندها اقدام کردم. در این بررسی موارد زیر تحلیل گردیدند.

• تعداد گروه های فرآیندی
• تعداد سمت های سازمانی، متولیان و مالکان گروه های فرآیندها
• مبنا قراردادن سطوح تقسیمات ساختار سازمانی یا تقسیمات و طبقه بندی فرآیندها
• برآورد میزان نفر روز ممیزی

پس از بررسی اولیه و ارزیابی فرایندهای کسب و کار سازمان با رویکرد برنامه ریزی و اجرای ممیزی، شرح فعالیت های مورد نیاز به صورت زیر شناسایی گردید.

پس از آن که مدیر واحد مشاوره شرکت مشاور برنامه و طرح را بررسی نمود و صحه گذار کرد با مدیر پروژه در شهرداری برنامه ریزی های اجرایی و عملیاتی کردن طرح شروع شد. در نهایت مطابق همین برنامه ریزی و با انجام برخی تغییرات ممیزی فرآیندهای کسب و کار صورت گرفت.

بر اساس یافته ها و شواهد به دست آمده از ممیزی، گزارش ممیزی تدوین گردید و در جلسه اختتامیه که با حضور شهردار و دیگر مدیران ارشد سازمان و معاونان شهرداری برگزار شد، به حضور مدیریت سازمان ارائه شد.

نمودار خلاصه گزارش نتایج و یافته های ممیزی فرآیندهای کسب و کار شهرداری شاندیز – عدم انطباق ، فرصت بهبود، نقطه قوت