توضیح و تشریح الزامات بند طرح های اقتضایی در سیستم مدیریت کیفیت خودرویی IATF 16949:2016

متن استاندارد IATF 16949 ویرایش ۲۰۱۶ ، بند ۶-۱-۲-۳- طرح های اقتضایی :

۶-۱-۲-۳ طرح‌های اقتضایی

سازمان باید :

الف – ریسک‌های داخلی و بیرونی تمامی فرآیندهای تولید، تجهیزات و زیرساخت‌های‌ ضروری را برای حفظ خروجی تولید و حصول اطمینان از برآورده‌سازی الزامات مشتری شناسایی و ارزیابی نماید.

ب – طرح‌های اقتضایی مبتنی بر ریسک‌ و تأثیر آن بر مشتری را تعریف نموده باشد.

پ – طرح‌های اقتضایی برای تداوم عرضه را در صورت بروز هر یک از موارد زیر تهیه نموده باشد :

• خرابی تجهیزات کلیدی (هم‌چنین بند ۸-۵-۶-۱-۱ را ببینید)

• وقفه فراهم‌آوری بیرونی محصولات، فرآیندها و خدمات

• وقوع مجدد حوادث طبیعی

• آتش‌سوزی

• وقفه ابزار

• حمله های سایبری به سیستم فن آوری اطلاعات شرکت (این مورد در ویرایش اولیه IATF 16949 که در ۲۰۱۶ منتشر شد، نبود و در اصلاحیه ای که بعدا منتشر شد، اضافه گردیده است)

• کمبود نیروی کار

• یا اختلالات زیرساخت

ت – شامل طرح‌های اقتضایی تکمیلی، یک فرآیند اطلاع‌رسانی به مشتریان و سایر طرف‌های ذی‌نفع برای میزان و مدت زمان تأثیر هر وضعیت بر فعالیت‌های مشتری

ث – آزمون دوره‌ای اثربخشی طرح‌های اقتضایی (به عنوان مثال شبیه‌سازی، حسب اقتضاء)

د – انجام بازنگری‌های طرح اقتضایی (لااقل سالانه) با استفاده از یک تیم چندانتظامی شامل مدیریت ارشد، و به‌روزرسانی حسب نیاز

ذ – تدوین طرح‌های اقتضایی و حفظ اطلاعات مدون توصیف هر ویرایش (ویرایش‌ها)، از جمله شخص (اشخاص) دارای اختیار تغییر (تغییرات).

طرح‌های اقتضایی باید شامل پیش‌بینی‌های صحه‌گذاری تداوم برآورده‌سازی مشخصات محصولات تولیدشده برای برآورده‌سازی الزامات مشتری، پس از شروع مجدد تولید پس از موقعیت‌های اضطراری، هنگامی که تولید متوقف شده باشد و چنانچه فرآیندهای توقف در روال عادی پی‌گیری نگردیده اند، باشد.

*******

اهداف، کارکردها و اجرای الزامات بند طرح های اقتضایی

هدف از ارائه الزامات مربوط به طرح های اقتضایی در استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو، IATF 16949:2016 ، شناسایی و ارزیابی ریسک های داخلی و بیرونی تمامی فرآیندهای تولید، تجهیزات و زیرساخت های ضروری است تا مقصود اصلی یعنی حفظ خروجی تولید و حصول اطمینان از برآورده سازی الزامات مشتری محقق شود.

لازم به ذکر است این الزام از معدود بایدهایی است که استاندارد در آن تأکید کرده مدیریت ارشد در تدوین، بازنگری و به روزآوری های آن بایستی حضور داشته باشد. از همین رو به غیر از در نظر گرفتن این نکته، سند طرح های اقتضایی سازمان را که تهیه و مدون می نمایید محل امضاء و تأیید مدیر ارشد سازمان شامل مدیرعامل یا جانشین ایشان را هم تعبیه نمایید.

همان طور که در بند الف ابتدای متن الزام می بینید تمامی فرآیندهای تولید، تجهیزات و زیرساخت های ضروری شرکت در دامنه کاربرد این الزام قرار دارند و بایستی ریسک های درونی و بیرونی فرآیندها ، زیرساخت ها، تأسیسات و تجهیزات مرتبط را در نظر بگیرید.

مسئولیت های شناسایی ریسک های این حوزه ها، طراحی طرح های اقتضایی، تخصیص منابع و امکانات مورد نیاز برای اجرای طرح های اقتضایی و همچنین اجراء و پیاده سازی طرح ها را با توجه به طرح و ساختار سازمانی شرکت خود، شناسنامه فرآیندها و شرح وظایف واحدها، مشخص و به صورتی شفاف و دقیق، تعیین نمایید. لازم به ذکر است که خود استاندارد می خواهد یک تیم چندتخصصی این فرآیند را راهبری و اجراء نمایند و البته که یکی از مدیران بایستی به عنوان مسئول اصلی این پروسه انتخاب شود.

مسئول اصلی تیم طرح های اقتضایی که به عنوان مثال می تواند مدیر برنامه ریزی، مدیر لجستیک یا حتی مدیر کارخانه باشد، در مقاطع زمانی مناسب و از پیش تعیین شده، نسبت به تشکیل تیم طرح های اقتضایی، برگزاری جلسه بررسی و طرح ریزی اولیه یا به روزآوری طرح های اقتضایی، اقدام می نماید.

تعیین طرح های اقتضایی و تعریف اقدامات مورد نیاز بر مبنای تحلیل ریسک و میزان تأثیر بر مشتری انجام می شود، بدین صورت که از نتایج تحلیل ریسک های فرآیندها (که مطابق رویه و فرآیند مدیریت ریسک سازمان انجام می شود) و بروز مشکلات احتمالی در هر یک از حوزه های زیر، مخاطرات بالقوه شناسایی می شوند.

• خرابی تجهیزات کلیدی

• به وجود آمدن وقفه در تأمین محصولات، فرآیندها و خدمات برون سپاری شده

• وقوع مجدد حوادث طبیعی

• آتش سوزی

• وقفه ابزارآلات

• حمله های سایبری به سیستم فن آوری اطلاعات شرکت

• کمبود نیروی کار

• اختلالات زیرساخت

برای هر یک از ورودی های شناسایی شده، اقداماتی در نظر گرفته می شود تا در صورت وقوع مخاطرات مختلف، جریان تولید و ارسال محصول برای مشتری، حفظ شود.

برای به کارگیری این طرح ها در زمان وقوع مخاطرات، بایستی منابع و امکانات لازم برنامه ریزی شده و تهیه شود و بدیهی است که نحوه به کارگیری این طرح ها در هنگام شرایط اضطراری و نیاز به بهره برداری از طرح های پشتیبان، بایستی تدوین شود.

می توانید مطابق رویه های تعریف شده و بر حسب شرایط در زمان های عادی که ریسک ها و مخاطرات بروز پیدا نکرده اند، مانورهای عملیاتی و تمرین ها و آزمایش هایی در نظر گرفته شوند تا هم نفرات و مسئولان مرتبط نسبت به نحوه صحیح انجام طرح ها آشنا شوند و هم اینکه طرح  ها صحه گذاری شوند و از اجرایی بودن و توانایی نیروهای مسئول انجام کارها در زمان های بحرانی اطمینان حاصل نمایید.

مطابق بند ت- با تعریف هر طرح اقتضایی، یک مکانیزم اطلاع رسانی به طرف های ذی نفع و مشخصا مشتری بایستی در نظر گرفته شود تا مدت زمان و میزان تأثیر هر وضعیت بر فعالیت های مشتری اعلام شود و مشتری این فرصت را داشته باشد که بتواند تصمیم گیری ها و اقدامات لازم را صورت دهد. طبیعتا در صورتی که زمان بندی تحویل محصول نهایی به مشتری، تحت تأثیر طرح اقتضایی خاصی قرار نمی گیرد یا میزان ریسک و تأثیر حاصل از آن بر مشتری، ناچیز است دیگر نیازی به اطلاع رسانی به مشتری نمی باشد.

بند ۶-۱-۲-۳- طرح های اقتضایی، استاندارد IATF 16949 ویرایش ۲۰۱۶

توجه داشته باشید که پس از وقوع هر مخاطره، اجرای طرح اقتضایی مرتبط و هنگامی که شرایط خاص و اجرای طرح اقتضایی مرتفع می گردد، برگشت به شرایط عادی تولید بایستی صحه گذاری شود، برای این مهم، تصدیق راه اندازی کار بایستی انجام شود.