اجرای پروژه مشاوره بهبود سیستم مدیریت کیفیت سازمان ساماندهی مشاغل شهری شهرداری مشهد

تحول سازمانی، زمانی معنا پیدا می‌کند که در قالب یک برنامه ساخت‌یافته، اجرایی و قابل اندازه‌گیری پیاده‌سازی شود. در میانه سال ۱۴۰۳ فرصتی فراهم شد تا در قالب یک پروژه مشاوره بهبود سیستم مدیریت کیفیت به مدت یک سال، همراه سازمان ساماندهی مشاغل شهری و فرآورده‌های کشاورزی شهرداری مشهد باشم. این پروژه، پنجمین همکاری من با مجموعه های شهرداری در مشهد در چند سال اخیر می باشد.

این پروژه با هدف ممیزی فرم‌ها، تدوین دستورالعمل‌های کلیدی و انجام برخی فعالیت های دیگر، برنامه‌ریزی و اجرا شد. فعالیت‌هایی که به استقرار یک سیستم مدیریت کیفیت کارآمد کمک می کند.

سازمان‌های حوزه خدمات شهری، با حجم بالایی از تعاملات با شهروندان، پیمانکاران و اصناف مواجه اند. تراکم فعالیت‌ها، تنوع خدمات و ارتباط‌های متعدد درون‌سازمانی و برون‌سازمانی باعث می‌شود اجرای استانداردهای مدیریت کیفیت نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت باشد.

ممیزی فرم های سیستم مدیریت سازمان

یکی از محوری‌ترین بخش‌های پروژه، ممیزی کامل فرم‌های سازمان بود. این اقدام با استفاده از رویکرد توصیه شده دفتر نوسازی و تحول سازمانی شهرداری مشهد صورت گرفت. برای شناسایی، بررسی و تصمیم گیری و تعیین تکلیف فرم ها حدود ۲۷ جلسه با معاونان، روسای ادارات و کارشناسان برگزار شد. تمامی فرم ها بررسی شده و تعیین تکلیف آنها با آیتم های ابقای فرم، حذف فرم، ادغام فرم، ویرایش و بهبود فرم صورت گرفت.

پروژه مشاوره بهبود سیستم مدیریت کیفیت سازمان ساماندهی مشاغل شهری شهرداری – ممیزی فرمها و تدوین دستورالعمل ها

از فرم های سازمان که مورد ارزیابی دقیق قرار گرفتند . .

۴۲ درصد فرم ها حذف شدند.
۱۶ درصد فرم ها سابقه اجرا نداشتند
۲۱ درصد فرم ها ویرایش و بازطراحی شدند.
مابقی فرم ها ابقا گردیدند.

در کنار اینها و با احتساب فرم های حذف شده، ۱۲۱ امضا در فرآیند صدور، تأیید و تصویب فرم ها حذف شدند. حذف این تعداد امضا به معنای افزایش سرعت انجام فعالیت ها و کاهش زمان ارائه خدمات بود.

شایسته یادآوری است که در تدوین دستورالعمل های اجرای فرآیندهای کسب و کار سازمان، تعدادی فرم جدید نیز طراحی و ایجاد گردید.

تمامی فرم هایی که ابقا شدند، ویرایش و بهبود یافتند و همچنین فرم های جدید در فرمت استاندارد در سامانه یکپارچه فرم های شهرداری بارگذاری شدند. این سامانه در دسترس کلیه کارکنان سازمان بوده و به همه معاونت ها و اداره های سازمان ابلاغ گردید که از این پس برای استفاده از فرم ها به این سامانه مراجعه نمایند.

تدوین دستورالعمل‌ها

بر اساس شرح خدمات، چند دستورالعمل کلیدی باید تدوین می‌شد. با توجه به پیچیدگی فعالیت‌ها و تفاوت حوزه‌ها، تصمیم بر آن شد که برخی دستورالعمل‌ها به‌صورت تفکیک‌شده و تخصصی تهیه شوند.

دستورالعمل‌های تدوین‌شده شامل موارد زیر بودند.

دستورالعمل واگذاری مراکز عرضه
دستورالعمل بهره‌برداری از مراکز عرضه و بازارهای میوه و تره‌بار
دستورالعمل بازرگانی (تأمین کالاهای اساسی)
دستورالعمل ساماندهی اصناف و مشاغل مزاحم – کمیسیون بند ۲۰
دستورالعمل ساماندهی مشاغل رسمی

دو مورد دستورالعمل هم مقرر گردید که ویرایش شوند که به شرح زیر می باشند.

ویرایش دستورالعمل ساماندهی تبلیغات محیطی
ویرایش دستورالعمل ساماندهی تابلوهای صنوف

این اسناد در جلسات متعدد با مدیران مربوطه تحلیل، بازبینی و نهایی شد. این دستورالعمل‌ها هم اکنون به‌عنوان مرجع تصمیم‌گیری در اختیار مدیران و کارکنان سازمان است و مبنای وحدت رویه و استانداردسازی عملکرد را دارند.