تعیین دوره زمانی اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI را چگونه انجام دهیم؟
تعیین دوره زمانی اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد
یکی از مهم‌ترین تصمیم هایی که هنگام تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI ها باید گرفته شود، تعیین دوره زمانی اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد است. انتخاب نامناسب این دوره‌ها ممکن است باعث اختلالاتی از این قبیل بشود که اطلاعات دیر یا زودتر از حد نیاز به دست برسد یا این که فرصت اصلاح از بین برود یا منجر به مصرف بیش از حد منابع بشود. در این مطلب می خواهیم بر روی عوامل اثرگذار در تعیین دوره زمانی اندازه گیری و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد مروری بکنیم. در ادامه تعدادی از این موارد بیان شده و در خصوص هر کدام توضیح مختصری هم داده شده است.
-
ماهیت و نوع شاخص
نخستین عامل تعیین‌کننده، نوع شاخص و سطح عملکردی آن است. برخی شاخص‌ها ماهیت عملیاتی و روزانه دارند، در حالی که برخی دیگر استراتژیک و بلندمدت هستند. به طور معمول و نه قطعی، شاخص های سطوح عملیاتی، دوره های کوتاه تری نسبت به شاخص های سطح بالا و استراتژیک دارند. برخی شاخص ها و دوره زمانی پیشنهادی را در مثال‌های زیر ببینید.
شاخص‌های عملیاتی :
- تعداد تماس‌های پاسخ‌داده‌شده در مرکز تماس – روزانه یا هفتگی
- درصد تحقق برنامه تولید در یک شیفت کاری – روزانه
شاخص‌های مدیریتی :
- نرخ رضایت مشتریان از خدمات – ماهانه یا فصلی
- درصد غیبت کارکنان – ماهانه
شاخص های استراتژیک :
- سهم بازار برند سازمان – فصلی یا سالانه
- میزان تحقق اهداف بودجه‌ای سال – سالانه
-
میزان تغییرپذیری فرآیند یا فعالیت
هر چه تغییرات در فرآیند یا محیط سریع‌تر باشد، شاخص‌ها نیز باید با تناوب بیشتر پایش شوند. یعنی دوره های زمانی که برای آنها در نظر می گیرید بایستی کوتاه تر باشند. مثال‌های زیر را مشاهده فرمایید.
- در خط تولید با نوسان کیفیت، نرخ ضایعات – روزانه یا شیفتی
- در پروژه‌های ساختمانی پرریسک، شاخص پیشرفت یا ایمنی – هفتگی
- در فرآیندهای پایدار، شاخص‌های مرتبط – ماهانه یا فصلی
-
در دسترس بودن داده‌ها
داده هایی که در دسترس دارید، عامل موثر دیگری در تعیین دوره زمانی شاخص ها هستند. انجام برخی فرآیندهای کسب و کار و اجرای فعالیت های عملیاتی ممکن است به صورتی طراحی شده باشد که سوابق تراکنش ها به صورت خودکار ثبت شوند. در این شرایط، معمولا به سهولت و در لحظه، داده ها در دسترس قرار می گیرند. این عامل مهمی است که در تصمیم گیری شما می تواند موثر باشد. اگر داده‌ها به‌صورت لحظه‌ای یا روزانه ثبت می‌شوند، می‌توان تناوب‌های کوتاه‌تری در نظر گرفت. در کنار این نوع داده ها، مواردی هم هستند که برای به دست آوردن آنها باید فعالیت هایی برنامه ریزی و اجرا شوند تا داده های مورد نیاز محاسبه شاخص در دسترس قرار گیرند. بدیهی است که اندازه گیری این نوع شاخص ها در دوره های زمانی کوتاه مدت امکانپذیر نیست؛ یا این که هزینه زیادی تحمیل خواهد کرد. دو مثال زیر از هر دو حالت در دسترس بودن / نبودن داده ها را ببینید.
- سیستم حضور و غیاب روزانه – تحلیل تأخیر کارکنان به‌صورت هفتگی
- نظرسنجی فصلی مشتریان – رضایت مشتری فقط فصلی قابل تحلیل است
تعیین دوره زمانی اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI را چگونه انجام دهیم؟
-
حساسیت شاخص به زمان و تأثیر آن بر تصمیم‌گیری
اگر تأخیر در بررسی مقدار شاخص و تشخیص انحراف از معیار پذیرش یا مقدار هدف شاخص باعث ضرر یا خطر شود یا ریسک ها را افزایش دهد، تناوب اندازه‌گیری باید کوتاه‌تر باشد. نمونه های زیر را مشاهده نمایید. شاخص های کلیدی ریسک هم معمولا دوره های زمانی کوتاه تری دارند.
- شاخص موجودی بحرانی تولید – روزانه یا ساعتی
- حوادث ایمنی در پالایشگاه – روزانه یا هفتگی
- شاخص بهره‌وری منابع انسانی – ماهانه یا فصلی
-
الزامات قانونی یا قراردادی
در برخی موارد تناوب تحلیل شاخص‌ها توسط قانون یا قرارداد تعیین می‌شود. به عنوان مثال، شرکت مادر یک هلدینگ یا سازمان و نهاد بالادستی سازمان های دولتی ممکن است، به صورت مشخص، زمانی را برای اندازه گیری، تحلیل و تعریف اقدامات اصلاحی تعیین و ابلاغ کرده باشند. در این گونه موارد، بایستی ملاحظات ذینفعان سطح بالا یا قوانین و مقررات ملی را مد نطر قرار داد. مثال زیر را ملاحظه فرمایید.
- میزان آلایندگی زیست‌محیطی – ماهانه طبق مقررات
-
ظرفیت تحلیل و منابع سازمان
همان طور که بالاتر گفتیم در صورت سهولت ثبت داده ها و دستیابی آسان به آنها، می توانید دوره اندازه گیری را کوتاه تر در نظر بگیرید. با این حال اگرچه داده‌ها ممکن است در دسترس باشند، اما توان سازمان در تحلیل و تصمیم‌گیری هم مهم است که مد نظر قرار گیرد. موارد زیر را ببینید.
- تیم HR کوچک – تحلیل شاخص‌های منابع انسانی به‌صورت ماهانه
- نبود ابزار نرم‌افزاری – عدم امکان تحلیل هفتگی شاخص‌ها
****
به مواردی که در بالا اشاره کردیم عوامل دیگری را هم می توان اضافه کرد که تأثیر دارند مانند هزینه اندازه گیری، ایجاد و گردآوری داده ها که حسب موضوع در تعیین دوره اندازه گیری شاخص، بایستی آن ها را در نظر بگیرید. تناوب اندازه‌گیری شاخص‌ها باید هوشمندانه و متناسب با نوع شاخص، داده‌های به روز و در دسترس، حساسیت های مربوط و منابع و امکانات سازمان تعریف شود. در غیر این صورت، شاخص‌ها کارکرد واقعی خود را از دست خواهند داد. به صورت خلاصه، نکته های اجرایی و اقداماتی که برای تعیین دوره اندازه گیری شاخص ها بایستی مد نظر قرار گیرند، در اینجا بیان شده اند.
- نوع شاخص را مشخص کنید.
- بررسی کنید داده‌ها با چه فرکانسی در دسترس‌اند.
- مشخص کنید چه زمانی از انحراف آگاه شدن مفید است.
- الزامات قانونی یا قراردادی را در نظر بگیرید.
- منابع سازمان را در نظر بگیرید.
- در صورت تردید، ابتدا دوره کوتاه‌تری انتخاب کنید.
- در دوره های بعدی با توجه به شرایط و تجربه های گذرانده، دوره ها را بازبینی نمایید.
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !