تکمیل پروژه شناسایی و تعریف فرآیندهای شرکت ابنیه و ساختمان پدیده شاندیز

پروژه شناسایی و تعریف فرآیندهای شرکت ابنیه و ساختمان پدیده شاندیز چندی پیش به اتمام رسید و نکته های جزیی دریافت شده در مورد ویرایش آخر شناسنامه های فرآیندهای کسب و کار سازمان نیز بررسی و اعمال گردید و نسخه نهایی شناسنامه فرآیندهای کسب و کار و سیستم مدیریت سازمان تحویل داده شد.

پروژه از پاییز سال گذشته کلید خورد. آبان ماه از یکی از شرکت های زیرمجموعه هلدینگ بزرگ پدیده شاندیز یعنی شرکت ابنیه و ساختمان پدیده که بخش بزرگ و عملیاتی این هلدینگ می باشد برای شناسایی، طراحی، تحلیل و مدل‌سازی فرآیندهای سیستم مدیریت سازمان تماسی را دریافت کردم.

گفتگو در خصوص کار که به اتمام رسید و توافق بر روی جزیات پروژه و خروجی آن صورت پذیرفت، گام های اولیه برای آشنایی با سازمان، بررسی کسب و کار و تحلیل محیط و بافت آن را برداشتم.

به جز مطالعه منابع در دسترس درباره هلدینگ پدیده شاندیز و همچنین شرکت ابنیه و ساختمان پدیده شاندیز درون سازمان پی کسانی گشتم که از ابتدای شروع و آغاز این طرح و پروژه بزرگ و همچنین در دوره های مختلف و پرفراز و نشیب سازمان حضور داشته و به نوعی سابقه تاریخی شرکت محسوب می شدند. جلسه های متعدد و مفصلی با این عزیزان داشتم و شناخت بیرونی و عمومی ام نسبت به سازمان را درونی و تخصصی کردم.

سازمان پیش از آن فهرستی از فرآیندهای کسب و کار را تهیه کرده که مورد بررسی، تحلیل و بازنگری قرار گرفت. برای تهیه و گردآوری داده ها و اطلاعات لازم جهت تدوین پیش نویس شناسنامه فرآیندها با مالکان، مجریان و ناظران فرآیندها جلسه هایی را برگزار کردیم.

مطابق با یک فرمت مناسب برای فرآیندهای شرکت، شناسنامه فرآیندهای کسب و کار سازمان تدوین گردید و در اختیار مالکان فرآیندها و کارشناسان ارشد هر فرآیند که تسلط داشتند قرار داده شد. ترسیم نمودارهای فرآیندها مطابق با مدل BPMN 2.0 و با نرم افزار مدلسازی ویژوال پارادایم انجام گردید. بر اساس بازخوردهای دریافت شده شناسنامه فرآیندهای تدوین شده و همچنین نمودارهای فرآیندی ترسیم شده مورد اصلاح و بازنگری قرار گرفتند.

برخی از قسمت های اصلی شناسنامه فرآیند شامل موارد زیر می باشد.

زیرفرآیندها و فعالیت های اصلی
ورودی های فرآیند
مالک، مجری و ناظر فرآیند
خروجی های فرآیند
تعریف ها و اصطلاحات
شاخص های اندازه گیری و پایش عملکرد فرآیند
عدم انطباق های فرآیند، روش های رفع مغایرت ها و مسئولان آنها
مدارک و مستندات
ذینفعان فرآیند و الزامات و خواسته های آنها
نمودار فرآیندی
سایر

هدف اصلی و مقصود اساسی سازمان از محول کردن این پروژه نه اجرای یک برنامه کلاسیک مدیریت و معماری فرآیندها که بیشتر بهره برداری و استفاده از فرآیندهای شناسایی شده و تدوین شده به عنوان ورودی الزامای در سیستم های مدیریتی دیگر بود.

مطلع هستید که شناسایی، تعریف و تدوین فرآیندها از جمله گام های اولیه و اساسی در اجرای بسیاری از سیستم های مدیریتی می باشد. به عنوان مثال در اجرای الزامات سیستم مدیریت کیفیت، پایش و ارزیابی عملکرد واحدهای سازمان، طراحی سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، ترسیم نقشه دانش در مدیریت دانش سازمانی و . . . شناسایی و تعریف فرآیندها مرحله ای مهم می باشد.

فهرست هنوز هم می تواند ادامه داشته باشد و از جمله این موارد می توان به مدیریت ریسک هم اشاره نمود. شناسایی، تحلیل و ارزیابی ریسک ها می تواند در چارچوب فرآیندهای کسب و کار صورت گرفته و مالک هر فرآیند با همراهی تیم فرآیند نسبت به تحلیل ریسک ها اقدام نمایند.

همچنین طرح ریزی و انجام پروسه حسابرسی سازمان و بررسی اثربخشی کنترل های داخلی، بهتر از رویکرد وظیفه ای و فانکشنال بر بستر فرآیندها می نشیند. همچنان که تعریف و تعیین کنترل های داخلی در پس شناسایی و تحلیل ریسک‌های فرآیند صورت می پذیرد.