مکانیزم محاسبه شاخص تعیین حیطه نظارت، روشی برای تعیین تعداد پرسنل تحت نظارت یک مدیر یا سرپرست

افراد زیادی این پرسش را مطرح می کنند که در شرکت، سازمان و اداره آنها برای هر چند نفر باید یک سرپرست یا مدیر در نظر گرفت؟

عمدتا این امر توسط مدیران ارشد سازمان یا مدیران میانی – مدیران واحدها – و معمولا به صورت تجربی و تا حدودی سلیقه ای، برآورد و تصمیم گیری می شود. با این حال ممکن است در یک واحد با تعداد اندکی نیروی انسانی یک سرپرست در نظر گرفته شده و در واحدی دیگر با شرایط کاملا متفاوت، برای تعداد زیادی نیروی انسانی نیز یک سرپرست، مدیر یا مافوق، درنظر گرفته شود.

چگونگی تعیین حیطه نظارت

در مدیریت یک سازمان به این مسئله که تناسب بین تعداد پرسنل و سرپرستان آنها به چه صورت باشد باید به صورت جدی و نظام مند پرداخته شود. در بسیاری سازمان ها مشاهده می شود که این فعالیت به صورت سیستماتیک مدنظر قرار نمی گیرد و به شیوه های دیگری صورت می پذیرد.

معمولا در هنگام طراحی ساختار سازمانی و تعیین واحدها و قسمت های مختلف سازمان بخش عمده ای از این مسئله در نظر گرفته می شود که می توان گفت نوعی طراحی از بالا به پایین می باشد. به عنوان مثال برای واحد تولید یک مدیر و زیر نظر ایشان یک نفر به عنوان سرپرست تولید در نظر گرفته می شود و کلیه پرسنل تولیدی زیر نظر یک فرد به عنوان سرپرست تولید فعالیت خواهند نمود.

توجه داشته باشید که این اقدام ممکن است صحیح و منطقی نباشد. عدم تناسب نفرات زیرمجموعه یک نفر ممکن است منجر به ایجاد آسیب هایی در سازمان شود. اگر تعداد نفرات تحت مدیریت و سرپرستی یک نفر زیاد باشند این احتمال وجود دارد که فرد نتواند به صورت مناسب و مطلوبی آنها و عملکردشان را مدیریت، کنترل و نظارت نماید. اگر هم برای تعداد افراد کمی یک سرپرست در نظر بگیریم باز هم شرایط نامناسبی را به وجود آورده ایم که تنها اثر نامطلوب و اولیه آن، افزایش هزینه های نیروی انسانی به صورتی غیرمنطقی و غیرضروری، خواهد بود.

به همین دلیل، روشی ارائه گردیده تا با استفاده از آن، تناسب صحیح و منطقی بین نفرات و مافوق آنها به وجود بیاید.

برای تعیین حیطه نظارت در سطح سرپرستان و مدیران میانی، شاخصی تنظیم شده است که شامل شش عامل بوده و هر یک از عوامل دارای پنج درجه به لحاظ میزان تأثیرگذاری می باشند. این عوامل و مقادیر آنها در جدول شماره یک آمده است.

به عنوان مثال اگر امور مورد نظارت از جهت همانندی و شباهت وظایف، کاملا به هم شبیه باشند، یک امتیاز و اگر کاملا نامشابه باشند پنج امتیاز در نظر گرفته می شود. برای سایر عوامل نیز به همین ترتیب در رابطه با کار و فعالیت مورد نظر، امتیازاتی اختصاص می یابد.

توصیه می کنم که تخصیص امتیازها به صورت گروهی و توسط مدیر و کارشناس واحد اداری و منابع انسانی سازمان، مدیر و سرپرست واحد مورد نظر صورت پذیرد.

جدول شماره ۱  – درجه های مختلف عوامل مؤثر در شاخص تعیین حیطه نظارت

شاخص تعیین حیطه نظارت و سرپرستی

پس از محاسبه مجموع امتیازات به جدول شماره دو مراجعه نمایید تا حیطه نظارت را تعیین کنید. توجه داشته باشید که شما خود نیز می توانید عوامل دیگری را که برای شرایط سازمان خود مناسب تشخیص می دهید تعریف و تعیین نموده و برای آیتم های آن امتیازاتی را منظور نمایید.

جدول شماره ۲ –  شاخص عددی تعیین حیطه نظارت در سطح مدیریت میانی

منبع : دکتر سید مهدی الوانی –  ۱۳۶۶