اعتبار برای مدیر در سازمان با تحقق نتیجه به دست می آید

اعتبار برای مدیر در سازمان ؛ سرمایه ای که از نتایج می آید، نه فقط از دانش و رفتار

در دنیای مدیریت سازمانی، مدیران با ویژگی های متعددی شناخته می شوند که می تواند شامل دانش تخصصی، مهارت های ارتباطی، توانایی رهبری، شخصیت مثبت، شبکه ارتباطی قوی و حتی تجربه های پیشین باشد. اما در نهایت، اعتبار برای مدیر در سازمان، بر پایه نتایجی است که به دست می آورد. ویژگی های ذکرشده، گرچه برای شروع و پیشبرد کار در کوتاه مدت ضروری اند، اما اگر به خروجی ملموس و اثربخش منجر نشوند، در میان مدت و بلند مدت، دیگر کارکردی در ایجاد یا حفظ جایگاه مدیریتی افراد نخواهند داشت.

مدیران زیادی را می توان به یاد آورد که با انرژی بالا وارد سازمان می شوند، برنامه ریزی می کنند، جلسه برگزار می کنند، ارتباطات خوبی برقرار می کنند، اما پس از مدتی که هیچ خروجی ملموسی از اقدامات شان دیده نمی شود، اعتبارشان کم کم تحلیل می رود و حمایت ها از آنها کاسته می شود. عکس این ماجرا نیز صادق است. شاید بتوانید فردی را در یک جایگاه مدیریتی مثال بزنید که با ظاهری آرام و حتی با نقص هایی در حوزه های ارتباطی، مدیریتی یا فنی اما با ارائه نتایج مؤثر، پله های رشد را یکی پس از دیگری طی می کند.

برای درک بهتر این موضوع، بیایید دو مدیر را در سازمانی دولتی در نظر بگیریم.

مدیر اول، فردی با تسلط بالا به مفاهیم مدیریت منابع انسانی، ارتباطات بین فردی قوی و توانایی خوب در جلب مشارکت کارکنان است. او جلسه های انگیزشی برگزار می کند، در تصمیم سازی ها مشارکت فعالی داشته و احترام بالایی در بین همکاران دارد. با این حال، در بازه یک ساله، شاخص های عملکردی واحد او تغییر محسوسی نمی کنند، فرآیندها همچنان ناکارآمدند، بهره وری افزایش نمی یابد و شکایت های ارباب رجوع حتی افزایش یافته اند.

مدیر دوم اما شاید در نگاه اول فردی خشک و سخت گیر به نظر برسد، اما در مدت یک سال توانسته با بهبود فرآیندها، زمان ارائه خدمات را ۳۰ درصد کاهش دهد، چند سیستم نرم افزاری را عملیاتی کند و هزینه های سربار واحدش را کاهش دهد.

مدیر دومی طبیعتا در گذر زمان، حتی اگر در ابتدا با مقاومت هایی مواجه بوده باشد، بیشتر از همکار اولی که مثال آن را زدیم می تواند حمایت هیئت مدیره را جلب کند، منابع بیشتری برای پروژه های جدیدش بگیرد و حتی در لیست گزینه های ارتقا قرار گیرد. چرا؟ چون کارها و روش اش، نتیجه داده و از قبل این نتیجه اعتباری کسب کرده است.

موضوع صحبت حاضر ما البته که خارج از حوزه آسیب های سیستم های مدیریتی در سازمان ها و یا اهمیت روابط و غلبه آن بر ضوابط و دیگر مسایل در نظر گرفته شده است.

اگر اعتبار می خواهید بایستی نتیجه به دست آورید و اهداف را محقق نمایید

چرا نتایج، مبنای اعتبار سازمانی اند؟

سازمان ها، چه خصوصی و چه دولتی، تولیدی یا خدماتی، انتفاعی یا غیر آن، نهادها و موجودیت هایی برای تحقق هدف ها هستند. این هدف ها می توانند سودآوری، خدمت رسانی، نوآوری، ایجاد امنیت یا ارتقای سطح کیفی جامعه باشند. اما در هر حالت، مدیران در این فضا مسئول هستند تا با منابع محدود، بیشترین اثربخشی را خلق کنند. در چنین بستری، مهم نیست مدیر تا چه حد آراسته، باسواد یا خوش برخورد باشد؛ اگر خروجی ملموسی نداشته باشد، به تدریج دیگران او را جدی نخواهند گرفت.

در سطوح بالای سازمانی، اعتماد و منابع مثل «سرمایه سیاسی» عمل می کنند. مدیری که نشان داده می تواند خروجی خلق کند، با ریسک پذیری کمتر از سوی مدیران ارشد یا مراجع نظارتی مواجه می شود. به او بودجه بیشتری داده می شود، برای جذب نیروی انسانی یا اخذ مجوزها با او همکاری بیشتری می شود. در مقابل، مدیری که علی رغم ظاهر حرفه ای، کارنامه ای خنثی دارد، معمولا در مواجهه با مقاومت های سیستمی تنها می ماند و صدای او کمتر شنیده می شود.

از نتیجه سازی تا سرمایه سازی

به دست آوردن نتایج ملموس در یک سازمان، صرفاً به معنای اجرای پروژه های بزرگ نیست. گاه یک بهبود کوچک در یک فرآیند مهم، می تواند نقطه شروع اعتبارسازی باشد. مثلا مدیری در یک سازمان خدماتی، متوجه می شود که تأخیر در پاسخگویی به شکایات مردمی، علت اصلی نارضایتی است. او با بازطراحی ساده یک گردش کار و استقرار یک داشبورد کنترل، زمان پاسخگویی را از ۱۱ روز به ۶ روز کاهش می دهد. همین اقدام، باعث رشد رضایت مندی عمومی، افزایش بازخوردهای مثبت در رسانه های داخلی سازمان و جلب توجه مدیر عامل می شود. این مدیر حالا شانس بالاتری برای دریافت منابع بیشتر یا فرصت و زمان لازم برای اجرای برنامه های بزرگ تر دارد، زیرا نشان داده که در عمل می تواند گره ای از کار سازمان و کسب و کار باز کند.

اهمیت حفظ اعتبار از طریق تداوم نتایج

نکته مهم دیگر این است که اعتبار حاصل از نتایج، مانند موجودی یک حساب بانکی است. اگر برداشت شود و تغذیه ای در کار نباشد، دیر یا زود ته می کشد. بسیاری از مدیران پس از یک دوره موفق، دچار غرور یا بی برنامگی می شوند. موفقیت گذشته را نشانه کفایت دائمی می دانند. اما اگر این موفقیت به تداوم نتایج نینجامد، اعتبارشان نیز به مرور کاهش می یابد.

مدیری در بخش فن آوری اطلاعات یک شرکت، یک پروژه تحول دیجیتال را با موفقیت پیاده کرده و به شهرت سازمانی خوبی رسیده است. اما در ادامه، نتوانسته زیرساخت پایداری برای نگهداری و توسعه آن فراهم کند. پس از مدتی، سیستم ها دچار ناپایداری می شوند و تجربه کاربران منفی می شود. در نتیجه، همان اعتباری که روزی عامل پیشرفت او بود، حالا به ابزاری برای نقد و تضعیف تبدیل می شود. این ماجرا تأکید میکند که اعتبار حاصل از نتیجه، به تداوم نتایج وابسته است.

اعتبار یک مدیر در سازمان با نتایجی که کسب می کند به دست خواهد آمد

اقدامات عملی برای مدیران نتیجه محور

برای آن که مدیری بتواند از مسیر نتیجه محوری و تمرکز روی تحقق اهداف و ایجاد ارزش، اعتبار پایدار و رشد درون سازمانی را تجربه کند، چند اقدام کلیدی ضروری است. در زیر چند مورد کاربردی را با شرحی مختصر مشاهده می فرمایید.

1. تمرکز بر اولویت های راهبردی سازمان

مدیر نباید در حاشیه ها غرق شود. باید بداند که سازمان از او چه می خواهد و برای تحقق آن، منابع را به اولویت ها اختصاص دهد. مثلا اگر «افزایش رضایت ارباب رجوع» در سطح سازمانی هدف گذاری شده، تمام اقدامات باید به نوعی به این هدف متصل باشند.

2. اندازه گیری مستمر خروجی ها

بدون داده و شاخص، نمی توان از نتیجه صحبت کرد. استفاده از KPIها، داشبوردهای مدیریتی و گزارش های دوره ای می تواند هم به مدیر کمک کند عملکرد خود را بشناسد و هم برای دیگران نشان دهد که اقداماتی در جریان است.

3. توانمندسازی تیم برای تولید نتیجه

هیچ مدیری به تنهایی موفق نمی شود. ساختن تیمی با انگیزه، ایجاد احساس مالکیت در افراد، آموزش و مشارکت دادن آنها در تصمیم گیری، رمز رسیدن به نتیجه های پایدار است.

4. ارتباط شفاف درباره دستاوردها

نتیجه گرفتن کافی نیست؛ باید درباره آن به درستی اطلاع رسانی شود. ارتباط مؤثر با ذینفعان، ارائه گزارش های شفاف و مستند از موفقیت ها، باعث می شود مدیر بتواند حمایت لازم برای اقدامات بعدی را کسب کند.

اعتبار برای مدیر در سازمان ؛ سرمایه ای که از نتایج می آید، نه فقط از دانش و رفتار

چه گفتیم؟

آن چه گفتیم را به صورت خلاصه و جمع بندی مجدد مرور کنیم این می شود که نتیجه، اعتبار می سازد، نه فقط شخصیت یا شایستگی های فردی. در فضای رقابتی سازمان ها، اعتبار یک مدیر چیزی نیست که صرفاً با «خوب بودن» یا «خوش برخورد بودن» به دست آید. این ویژگی ها اگر با نتیجه همراه نباشند، در بهترین حالت باعث حفظ وضعیت موجود می شوند، اما امکان رشد، نفوذ و اثرگذاری را فراهم نمی کنند.

مدیر موفق کسی است که با تمرکز بر نتایج، به صورت مستمر ارزش آفرینی کند و از این طریق، سرمایه ای بی بدیل از اعتماد، حمایت و فرصت برای خود ایجاد نماید و این سرمایه، برخلاف ویژگی های ظاهری، واقعی، قابل اندازه گیری و ماندگار است.