کارگاه شناسایی ریسک های سازمان پایانه های مسافربری

گزارش برگزاری دوره و کارگاه آموزشی شناسایی ریسک ها برای سازمان پایانه های مسافربری شهرداری – مشهد

امسال دو تا پروژه مشاوره برای سازمان های زیرمجموعه شهرداری انجام دادم. در هر دو آنها نیاز به برگزاری کارگاه شناسایی ریسک و تحلیل و ارزیابی ریسک ها و فرصت های سازمان بود که گزارش آن را در ادامه ملاحظه می فرمایید.

یکی از ردیف های شرح خدمات مشاوره مدیریت برای سازمان پایانه های مسافربری، تدوین سند مدیریت ریسک سازمان بود. از همین رو یک دوره جامع کارگاهی مدیریت ریسک برای روسای ادارات و مسئولان امور سازمان برنامه ریزی و برگزار کردم.

این دوره شامل جلسات متعددی بود که هر کدام به صورت کارگاهی و تعاملی طراحی شده بودند، با تمرکز بر مشارکت فعال شرکت کنندگان از طریق بحث های گروهی، تمرین های عملی و ابزارهای تحلیلی. هدف اصلی، توانمندسازی تیم سازمان در شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک های عملیاتی بود تا در نهایت به تدوین یک سند جامع ریسک منجر شود. در ادامه، هر مرحله را به طور جداگانه توصیف می کنم.

سازمان پایانه های مسافربری شهرداری مشهد

سازمان پایانه های مسافربری شهرداری مشهد، به عنوان یکی از زیرمجموعه های شهرداری مشهد، مسئولیت مدیریت و نظارت بر پایانه های اتوبوسرانی و مسافربری شهر مشهد را بر عهده دارد. این سازمان با تمرکز بر ارائه خدمات حمل و نقل عمومی ایمن، کارآمد و مسافر محور، نقش مهمی در تسهیل جابه‌جایی میلیون ها مسافر ایفا می‌کند. پایانه های تحت پوشش آن شامل پایانه امام رضا، پایانه میثاق و سایر مراکز کلیدی است که روزانه هزاران مسافر را جابه‌جا می کنند. سازمان با چالش هایی مانند مدیریت ترافیک، ایمنی مسافران، مسائل زیست محیطی و بهینه سازی منابع روبرو است و تلاش می کند با استفاده از فن آوری های نوین و استانداردهای بین المللی، کیفیت خدمات را ارتقا دهد.

کارگاه شناسایی ریسک

در جلسه کارگاهی اول، تمرکز بر شناسایی ریسک های بالقوه بود. شرکت کنندگان از بخش های مختلف سازمان، به صورت انفرادی یا در گروه های دو نفره تقسیم شدند و با در نظر گرفتن ورودی های سیستماتیک شناسایی ریسک ها، ریسک های مرتبط را فهرست کردند. این مرحله به صورت تعاملی پیش رفت و چند ده ریسک اولیه شناسایی شد، که پایه مراحل بعدی را فراهم کرد.

کارگاه ارزیابی ریسک

در کارگاه دوم، ریسک های شناسایی شده، ارزیابی شدند. با استفاده از ماتریس احتمال و تأثیر، مدیران و مسئولان حاضر در جلسه، هر ریسک را بر اساس احتمال وقوع و شدت تأثیر آن امتیازدهی کردند.

کارگاه تحلیل ریسک

کارگاه سوم به تحلیل عمیق تر ریسک ها اختصاص یافت. افراد حاضر ریسک های کلیدی را تجزیه و تحلیل کردند و علت های وقوع احتمالی ریسک ها و عوامل زیربنایی آن ها را تعیین و بررسی نمودند. این مرحله کارگاهی با تمرین های عملی همراه بود که به تیم کمک کرد تا روابط بین ریسک ها را درک کنند و نقاط ضعف سازمانی را شناسایی نمایند.

کارگاه شناسایی ریسک های سازمان پایانه های مسافربری شهرداری

کارگاه اولویت بندی ریسک

در جلسه چهارم، اولویت بندی ریسک ها انجام شد. با بهره گیری از روش هایی مانند امتیازدهی وزنی و ماتریس ریسک، ریسک ها بر اساس سطح اهمیت، مرتب شدند. شرکت کنندگان در بحث های تعاملی، عواملی مانند هزینه، تأثیر بر ذی نفعان و فوریت را در نظر گرفتند. این کارگاه به تیم آموخت چگونه منابع محدود را بر ریسک های حیاتی متمرکز کنند.

کارگاه طراحی کنترل های ریسک ها

کارگاه پنجم بر طراحی کنترل های پیشگیرانه تمرکز داشت. شرکت کنندگان، کنترل های موجود را بررسی کردند و کنترل های جدیدی پیشنهاد دادند. همچنین سناریوهایی برای تست کنترل ها شبیه سازی شد. در این مرحله برای نفرات حاضر تأکید کردم که کنترل ها باید عملی، مقرون به صرفه و قابل اجرا در محیط واقعی سازمان و فرآیندهای آن باشد.

کارگاه طراحی اقدامات رسیدگی به ریسک ها

در جلسه ششم، اقدامات رسیدگی به ریسک ها طراحی شدند. بر اساس استراتژی های چهارگانه اجتناب از ریسک، کاهش ریسک، انتقال ریسک و پذیرش ریسک، برای هر ریسک هایی که اولویت دار، تشخیص داده شده بوند، اقداماتی برای کاهش ریسک ها یا انتقال ریسک ها طراحی و تعریف شد. این کارگاه با مشارکت فعال و بازخوردهای لحظه ای همراه بود تا اقدامات تعریف شده، واقع بینانه و قابل پیگیری باشند.

کارگاه تدوین سند ریسک

در نهایت، کارگاه پایانی به تدوین سند جامع ریسک اختصاص یافت. شرکت کنندگان تمام اطلاعات مراحل قبلی را در یک سند ساختاریافته گردآوری کردند. این سند که فرمت آن به صورت کاربرگ در اختیار همه افراد حاضر در دوره قرار گرفته بود، شامل فهرست ریسک ها، ارزیابی ها، اولویت ها، کنترل ها و اقدامات رسیدگی به ریسک ها می شد. این سند به عنوان یک ابزار مدیریتی برای سازمان نهایی شد. در نهایت جلسه با بررسی گروهی و ویرایش نهایی به پایان رسید.