پروژه مشاوره تدوین دستورالعمل استقبال از بهار برای شهرداری مشهد

زمستان گذشته از معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی / اداره نوسازی و تحول سازمانی شهرداری مشهد، تماسی را دریافت کردم. موضوع و محتوای تماس، ارائه درخواست انجام پروژه مشاوره تدوین دستورالعمل بود. این پروژه شامل طرح ریزی، تهیه و تدوین رویه جامع و کامل جهت مدیریت رویدادهای استقبال از بهار در سطح شهر مشهد می شد.

احتمالا به خاطر می آورید چندین سال پیش را، که اولین بار بود که در هنگام شروع بهار و تعطیلات نوروز، در سطح شهر مشهد، المان های مختلف فرهنگی و هنری نصب گردید. جذابیت این طرح به اندازه ای بود که اخبار، اطلاعات، عکس ها، فیلم ها و اظهار نظرها در خصوص این رویداد، بین هموطنان ایرانی در سطح کشور و همچنین دیگر نقاط جهان، گردش می کرد و انتقال می یافت.

ادامه آن رویداد تبدیل به برنامه ریزی، آماده سازی، اجرا، نظارت و ارزیابی گستره وسیعی از برنامه ها، اقدامات و پروژه ها گردید که هر سال حدود تیر ماه آغاز می شود و در اواخر فروردین ماه یا اوایل اردیبهشت ماه جمع بندی و تمام می گردد. یعنی تقریبا در تمام طول سال بخش هایی از فعالیت ها در حال برنامه ریزی، اجرا یا ارزیابی می باشند.

پروژه مشاوره تدوین دستورالعمل استقبال از بهار در شهرداری مشهد – المان نوروزی – عکس : نیما نجف زاده

می دانید که شهر مشهد در مقاطع مختلف سال همزمان با مناسبت های ملی و مذهبی و همچنین در زمان های تقویمی خاصی پذیرای میلیون ها زائر و بازدید کننده از همه نقاط کشور و همین طور کشورهای مسلمان و همسایه می باشد. در این مقاطع به نظر می‌رسد در یک بازه چند روزه یا چند هفته ای، شهرداری مشهد، شهرداری شهری با چند میلیون شهروند دائم و همزمان شهردار شهری با چندین میلیون شهروند موقت می باشد.

به صورت پیش فرض، طرح ریزی ساختار شهرداری، فراهم آوردن منابع و طراحی فرآیندهای عملیاتی و دستورالعمل‌های کاری با در نظر گرفتن شهروندان همیشگی و دائمی شهر صورت پذیرفته است و هر چند که این رویدادها تقریبا همیشه برقرار بوده اند اما گستره، شرایط و موقعیت های پدید آمده در سال های اخیر به صورتی تغییر کرده که می توان گفت فاصله و شکافی واقعی بین رویکردهای جاری و عادی با نیازهای مقطعی و موردی به وجود آمده است.

از همین رو توجه و تمرکز بر شناسایی و در نظر گرفتن این تغییرات در یک مقطع زمانی کوتاه و متناسب کردن رویه ها و رویکردها برای دادن پاسخ مناسب به این شرایط متغیر، عامل اصلی درخواست برای تدوین دستورالعمل استقبال از بهار بود.

معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی به عنوان متولی اصلی سیستم ها و روش های شهرداری و همچنین معاونت خدمات شهری به عنوان متولی اصلی مدیریت و اجرای رویداد استقبال از بهار، ضمن ارائه اطلاعات و داده های لازم برای طراحی و تدوین این دستورالعمل در روند تهیه و تدوین مدارک و مستندات مورد نیاز همکاری کردند.

از جمله مواردی که مبنای تحلیل و بررسی قرار گرفته شدند تا مجموعه شهرداری بتواند به صورتی شایسته، پاسخگوی تغییرات، الزامات و نیازمندی ها باشد می توان به این مورد هم اشاره کرده که در مقطع نوروز، همان طور که شهر، پذیرای تعداد زیادی زائر می باشد هم‌زمان، تعداد زیادی از شهروندان نیز از شهر خارج می شوند که این امر منجر به تغییر ترکیب جمعیت شناسی، اجتماعی و فرهنگی شهر می شود.

پروژه مشاوره تدوین مدارک و مستندات کاری سیستم مدیریت – حسین عبدی مشاور مدیریت

دیگر اهدافی که انتظار داریم با تهیه و تدوین این دستورالعمل و دیگر رویه ها و روش های اجرایی کاری در سازمان، محقق شوند می توان به موارد زیر اشاره نمود.

• استانداردسازی و یکسان نمودن روش های اجرای فرآیندها با هدف به وجود آوردن وحدت رویه
• کاهش هزینه های انجام فعالیت های فرآیندها
• کاهش مدت زمان انجام فرآیند با بازنگری روش انجام کار و کاهش یا حذف گام ها یا مراحل کاری اضافه
• شناسایی و حذف دوباره کاری ها و موازی کاری ها
• ایجاد انطباق با مقررات، قوانین، آیین نامه ها و بخشنامه های ابلاغ شده به سازمان یا مصوبات داخلی خود سازمان
• مکانیزه کردن فرآیندها

موارد مطرح شده، بخشی از ورودی ها و الزامات مد نظر قرار گرفته برای تهیه و تدوین دستورالعمل بودند. دستورالعمل های داخلی شهرداری برای تدوین مدارک و مستندات و همچنین استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ نیز به عنوان مراجع تدوین هر گونه سند رویه های داخلی نیز مد نظر قرار گرفتند. با انجام گفتگوهای تکمیلی و هماهنگی های بعدی، انجام پروژه به این جانب محول گردید. با برنامه ریزی و حضور در محل واحدهای مربوط و با گردآوری اطلاعات، نظرها، تجربه ها، درس آموخته ها و همچنین گزارش های مکتوب، مواد لازم برای تحلیل، طراحی و ایجاد مکانیزم و فرآیند مدیریت این رویداد بزرگ فراهم آمد.

در ادامه با تهیه متن اولیه دستورالعمل استقبال از بهار جلسه ای با حضور نمایندگان واحدهای مسئول و مرتبط برگزار گردید و نتایج انجام پروژه مشاوره تدوین دستورالعمل و متن تدوین شده پرزنت و ارائه گردید. همچنین مدارک و مستندات در اختیار آنها قرار گرفت و پس از مطالعه و بررسی اصلاحات و تغییرات پیشنهادی خود را مطرح نمودند که این موارد در بازبینی و بازنگری دستورالعمل اعمال گردید تا پس از آن مراحل بررسی تأیید، تصویب و توزیع این مدرک سیستمی طی شود.

پروژه مشاوره تدوین دستورالعمل استقبال از بهار برای شهرداری مشهد – حسین عبدی مشاور مدیریت