برای بهبود فرآیندهای سازمان، بهتر است ابتدا فرآیندهای تولیدی و عملیاتی را بهبود دهیم

بهبود فرآیندهای سازمان

ترجیع بند تمامی سیستم های مدیریتی واژه بهبود می باشد. این بدان خاطر است که همه آن سیستم ها و پدید آورندگان آن ها سعی می کنند به نیاز اساسی صاحبان کسب و کار و مدیران ارشد سازمان ها پاسخ گویند. این نیاز اساسی و بنیادی صاحبان صنعت و تجارت چیست؟

مالکان، سرمایه گذاران و سهامداران در پی بهبود شرایط اقتصادی کسب و کار و تجارت خود می باشند، آن ها از مدیران خود می خواهند خواسته اصلی آن ها یعنی ارتقاء سودآوری آنچه که برایش سرمایه گذاری کرده اند را برآورده نمایند. از همین رو مدیران اجرایی شرکت ها با مطالعه و بررسی سیستم های مدیریتی، آنهایی را که تصور می کنند کمک دستشان خواهد بود و نتایج مطمئن تری در پی دارند، را برمی گزینند.

همانطور که سازمان ها از لحاظ ساختار و سلسله مراتب، دارای سطوح گوناگونی هستند طبیعی است که ابزارها و تکنیک های مختلفی برای فعالیت های مدیریتی، اهداف سازمانی و وظایف محوله به مسئولان در هر یک از این سطوح وجود دارند و به کار گرفته می شوند.

به عنوان مثال سیستم های مدیریتی مانند مدیریت استراتژیک، کارت امتیازی متوازن برای بالاترین سطوح سازمان، مدیریت دانش، مهندسی ارزش، مهندسی مجدد فرآیندها و . . . در سطوح میانی و روش هایی مانند ، حلقه های کیفیت، نگهداری تعمیرات بهره ور فراگیر، نظام آراستگی محیط کار، SMED تعویض تک دقیقه ای قالب و . . . در سطوح میانی و پایین تر ارائه گردیده است. توجه نمایید که این طبقه بندی، استاندارد نبوده و برای توضیح و درک مطلب ارائه گردیده است.

سازمانی که مدیر آن هستید در به کارگیری و اجرای سیستم های مدیریتی یا سیستم های مدیریت کیفیت، سابقه، سطح بلوغ و توانمندی مختلفی دارد. در صورتی که سطح عملکرد مدیریت، شرایط بالنسبه پایداری دارد و مشکل خاص و نگران کننده ای سازمان را تهدید نمی کند، در این موقعیت تکنیک های بهبود در سطوح پایین تر، توصیه ای بجا می تواند باشد. روش هایی که در فرآیندهای عملیاتی سازمان، تغییرات مثبت و قابل ملاحظه ای ایجاد کند.

در این سطح، روش های کارآمد و اثربخشی وجود دارد که برخلاف سیستم های مدیریتی سطح بالا نتایج آن ها تا حدود زیادی قابل پیش بینی و قطعی می باشند. اگر مطالعه ای علمی و تحقیقاتی میدانی انجام شود شاید نتیجه اش این باشد که سازمان ها کمتر به سیستم ها و روش های بهبود در سطوح عملیاتی و در فرآیندهای ساخت و تولید می پردازند.

مدیریت استراتژیک، سیستمی بسیار مطلوب و مناسب می باشد، اما سازمانی که در کف سالن تولید یا انبار دارای مسائل و معضلات مشخص و واضحی مانند نابسامانی، بی نظمی و عدم نظافت می باشد که حتی بدون  ممیزی و عارضه یابی و با مشاهده مستقیم می توان متوجه آن شد، شاید اولویت، پرداختن به رفع این مشکلات و به عنوان مثال اجرا کردن نظام آراستگی محیط کار باشد نه پرداختن به سیستمی همچون هوش تجاری یا مهندسی مجدد فرآیندها.

برای بهبود فرآیندهای سازمان، بهتر است ابتدا فرآیندهای تولیدی و عملیاتی را بهبود دهیم

سازمانی که سیستم اطلاعات مدیریت مدونی ندارد و مکانیزمی برای جمع آوری اطلاعاتی مانند ثبت میزان تولید، بازکاری، ضایعات، برگشتی، موجودی و . . . برای اندازه گیری سطح عملکرد فرآیندهای خود ندارد، مطمئنا مورد مناسبی برای اجرای مدیریت استراتژیک، کارت امتیازی متوازن و . . . نخواهد بود.

کارخانه ای که فرآیندهای اصلی آن یعنی خطوط تولید، دائم متوقف می شود، کلی پرت مواد اولیه و قطعات نیم ساخته دارد، تعداد زیادی از محصولات تولیدی اصلاح و تعمیر می خواهد و خیلی چیزهای بد و ناخوب دیگر. پیامد اولیه این وضعیت، شرایط نامساعد مالی سازمان و ضعف بنیه اقتصادی و به تبع آن کمبود نقدینگی خواهد بود.

اینجاست که حتی اگر مدیریت نیز بخواهد و تمایل داشته باشد که مدیران باتجربه ای استخدام کند و مشاورانی را به کار گیرد تا سیستم های مدیریتی را پیاده نماید و سیستم مدیریت خود را جمع و جور کند، مطمئنا توان مالی لازم برای پرداخت هزینه جهت مشاوره، اجرای طرح ها و پیاده سازی تغییرات پیشنهاد شده توسط مشاوران را نخواهد داشت.

اما همین شرکت ها و کارخانه ها را می توان

• هزینه ساخت آن را کاهش داد و بهای تمام شده محصول آن را کم کرد
• ظرفیت تولید را اضافه کرد
• زمان های خواب تجهیزات و توقفات برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده را پایین آورد
• راندمان تولید و بهره وری عوامل تولید را ارتقاء داد
• ضایعات و دوباره کاری ها را کم کرد
• سطح موجودی انبارها را بهینه ساخت
• پرت مواد اولیه را به حداقل رساند
• راندمان کاری پرسنل و کارکنان را افزایش داد

و بسیاری بهبودهای دیگر را در آن ایجاد کرد.

همه این ها منجر به بهبود کسب و کار آن شرکت می شود. سود سازمان را به مقدار قابل توجهی بهبود می دهد و شرایطی را ایجاد می کند که مدیریت، این امکان را می یابد که بتواند نسبت به توسعه سیستم مدیریت خود در میان و بلندمدت اقدام کرده و تداوم و استمرار وضعیت خوب کسب و کار خود را باعث گردد.

برای بهبود فرآیندهای سازمان، بهتر است ابتدا فرآیندهای تولیدی و عملیاتی را بهبود دهیم

این سازمان با بهبود فرآیندهای ساخت و کیفیت محصولات تولیدی، کاهش هزینه و افزایش فروش این امکان را پیدا خواهد کرد که منابع لازم مانند نیروی انسانی متخصص، تجهیزات، سخت افزار و نرم افزارهای مورد نیاز را برای توسعه سازمان خود فراهم آورد. سازمان ها معمولا در سطوح فنی، تکنسینی و کارشناسی معمولا قوی تر و توانمندتر هستند تا سطوح مدیریتی و این نکته مثبت و تأیید دیگری است برای اولویت دادن به بهبودهای علمیاتی.